När du hanterar ett projekt eller lag, så småningom kommer du att behöva köpa produkter eller tjänster från ett externt företag. Företag har protokoll som anger specifika dollarbelopp som anställda kan godkänna på uppdrag av företaget. Om ett köp du vill göra är högre än det angivna tröskelvärdet krävs en handledare för att auktorisera köpet. I dessa fall används inköpsförslaget för att motivera behovet av ett köp, särskilt när utgiften blir stor eller påverkar en betydande del av verksamheten.
Skapa ett jämförelsesschema. Diagrammet bör lista varje leverantör av det gods eller den tjänst du söker och innehålla relevanta egenskaper för erbjudandet. Om du till exempel söker en leverantör för att tillhandahålla teambyggande aktiviteter för personal kommer kategorierna att vara: Företagsnamn, Plats, Aktivitetsalternativ, Alternativ efter pris, Inkluderad personal, Tidigare kunder och Hänvisningar / Referens. Inkludera så många "i ett ögonkast" attribut som möjligt. Detta gör att uppgifterna är enkla att granska.
Gör din forskning. Kompilera en lista med tre till fem säljare som levererar den goda eller tjänst du letar efter. Inklusive flera leverantörer i ditt förslag indikerar due diligence och hjälper din chef att snabbt förstå din resonemang. Hämta ett skriftligt citat från varje leverantör och fyll i jämförelsetabellen med deras data. Planera därför, som vissa leverantörer kräver ledtid för att leverera citat. Få ett engagemang från din leverantörs kontakt när du kommer att få det skriftliga citatet. Slutligen fråga leverantören om referenser från företag som de har gjort affärer med som liknar din.
Ringleverantörsreferenser. Alla andra attribut, till exempel pris och service, kan betraktas som lika men inte alla leverantörer kommer att vara bra för din firma. En säljare kan ha rätt produkt men kan inte leverera det i tid på ett tillförlitligt sätt. Tjänsteleverantörer kanske inte har erfarenhet av din typ av företag men gör det bra med andra slag. Referenser hjälper dig att skydda mot dessa typer av problem och stärka ditt förslags giltighet.
Ta ett beslut. Jämför säljarna baserat på de attribut du har definierat, referenser och skriftliga citat. Dela dina resultat med en kollega vars uppfattning du värderar och be om hennes inlägg. Behåll objektiv och välj leverantören med det starkaste värdet till företaget.
Skapa ett meddelande. Adress brevet till beslutsfattaren för inköpet. Skriv en kort redogörelse för din avsikt att köpa och klart ange varför inköpet är nödvändigt och vilka fördelar det kommer att ha för företaget. Om du kan beräkna en avkastning på investeringen, var noga med att inkludera dessa uppgifter i noteringen. Inkludera även den forskning du utförde, motiveringen för ditt beslut och de därtill hörande kort- och långsiktiga kostnaderna för inköpet.
Leverera notan till din handledare. Inkludera leverantörsförslag och jämförelsetabell som bilagor. Planera ett möte med din handledare för att diskutera köpet i detalj. Försök att förutse frågor som din handledare kommer att ha och komma till det planerade mötet med starka och säkra svar.
tips
-
Separata löpande kostnader och inställningskostnader på ditt jämförelseskarta.
