För att säkerställa att de överensstämmer med bestämmelserna om interninkomsttjänst och statliga och lokala myndighetslagar måste företagen innehålla avgörande personal- och företagsinformation i sina lönelsessystem. Att upprätta och driva de olika komponenterna som består av ett lönesystem kräver noggrannhet och adekvat kunskap om skattelagstiftningen. Som ett resultat är det vanligt att företagen hyr en extern konsult, bokhållare eller lönestjänst för att sätta in skattebetalningar, bearbeta W-2s, hantera pensions- och försäkringsplaner och utföra andra lönerelaterade arbetsuppgifter.
Anställningsinformation
Under den nya hyra processen måste företagen samla in information som sjukförsäkring och W-4 blanketter för att avgöra vad som ska dras av en anställds lönecheck. Dessa formulär ger också arbetsgivare avgörande information, såsom anställdens socialförsäkringsnummer och deras återbärande belopp för federala och statliga skattemässiga ändamål. Systemet måste också spåra och bearbeta förändringar som gjorts till arbetstagarens skattebefrielse, pensioner, försäkringsplaner eller pensionsfonder.
Löninformation
Som en del av den nya anställningsprocessen ingår lönesystem som en komponent som anger vilka anställda som heltid, deltid och entreprenörer. Att klassificera arbetstagare i ett lönesystem är viktigt eftersom regeringen tar ut höga straff på företag som kategoriserar anställda felaktigt.
tidrapporter
Utan kännedom om hur många timmar en anställd har arbetat, kan arbetsgivare inte bestämma vad man ska betala en anställd. Medan vissa arbetstagare betalas en lön kompenseras andra timmars eller utsetts som obefintliga anställda. Lönesystem innehåller tidtabellsinformation eller områden där timvisa och icke-exakta arbetstimmar registreras och granskas för noggrannhet. Information kan samlas in via en datoriserad tidsklocka, stämpelklocka eller tidskriftsblad.
Tillämpliga skatter och avdrag
Även om IRS ger företag med skatttabeller för att beräkna anställningsskatteavdrag, kan leverantörer och lönesystemssystem också tillhandahålla denna information. Arbetsgivare måste överväga årliga årsinkomster, lönenivåer och skattebidrag när de sammanfattar gällande skatter. Dessutom måste lönesystemen beräkna avdrag som görs genom pensionsplaner, 401 (k) s, försäkringsplaner, fackliga avgifter och garneringar. Löneavdelningen övervakar också lån och andra avdrag som har kappbelopp och upphör med löneavdragsavdrag när det totala beloppet har återbetalats.
Lönregister
Lönregisteret sammanfattar anställningsinkomster och avdragsinformation i en journalpost som införs i huvudboken för redovisning och generellt forskningsändamål. Lönregister används också för att skapa skatterapporter. Dessa dokument utarbetas av lönestödspersonal eller genereras med hjälp av lönesystemssystem.
Manuell betalning
Ibland utfärdar företagen manuella lönecheckar till anställda mellan löneperioder på grund av uppsägning eller lönefel. Lönesystem måste redovisa checkbeloppet i lönelistan för skatt och rapporteringsändamål. Detta säkerställer att arbetsgivarens skattebelopp överensstämmer med anställningsavdrag.
