En huvudbok är en fil eller bok där ett företag registrerar alla sina finansiella transaktioner. I början av varje räkenskapsår startas en ny huvudbok med en inledande balans. Under det året kommer bokföringen eller revisorn att ange alla transaktioner, separerade i tilldelade konton. Detta görs vanligen med hjälp av kontokoder som tilldelats av verksamheten. En generell bokstav hjälper inte bara till ett affärsspår där pengarna har gått, men det bidrar också till att förutse vad som behövs under det kommande verksamhetsåret.
Skriv in "G / L-koden" i den första cellen i kalkylbladet, eller det övre vänstra utrymme i kopian Det är här där huvudbokskod kommer att anges. Varje kontokod tilldelas en viss avdelning eller kategori, såsom kontorsmaterial, porto eller juridiska tjänster.
I den andra cellen i kalkylbladet, eller det andra utrymmet i den första raden i storleken, ange "Fakturadatum". I den här kolumnen kommer den ansvariga personen att ange det datum krediten eller debet inträffade. Ange "Fakturanummer" i följande cell.
I de kommande tre cellerna eller blanketterna anger du "Begärt av," "Antal checkar" och "Betalas till". Den som är ansvarig för att upprätthålla huvudboken kommer att ange vem som begärde en check, för hur mycket och till vilken den gjordes. I följande cell eller mellanslag anger du "Formål" för att ge en detaljerad beskrivning av utgifterna.
I den sista cellen eller huvudboken i första raden, skriv in "Balans". Ange startbalans för räkenskapsåret i den första cellen i den här kolumnen under rubriken.
Ange en formel för att automatiskt lägga in det återstående saldot i kolumnen "Balans", om du använder ett kalkylprogram som Microsoft Excel. Syntaxen för denna formel skulle vara "= Senaste saldo - Antal checkar". Om du använder en hårddiskbokstav måste balansen beräknas manuellt.
tips
-
Om verksamheten använder flera delkonton under en G / L-kod, till exempel koder för kontorsmateriel som debiteras specifika avdelningar, använd olika kalkylbladsflikar eller sidor för ledarskap för varje avdelning med hjälp av balansen i varje avdelningens budget.
