Kundtjänst definieras generellt som samspelet mellan ett företag och sina kunder och bedöms baserat på förmågan hos den verksamheten att möta kundernas behov. Bra kundservice kommer att överträffa kundens önskemål eller behov på ett snabbt och tillmötesgående sätt. Medan kundservice oftast är märkbar i försäljningsverksamheten är det viktigt för framgången för ett företag eller en organisation som tillhandahåller en tjänst för att kommunicera en tydlig uppsättning kundservicestandarder till sina anställda.
Respekt
Den viktigaste aspekten av kundtjänst är att behandla kunder med respekt. När människor spenderar tid och pengar i en anläggning förväntar de sig att de kommer att behandlas rättvist och respektfullt. De flesta företag har konkurrenter som kan tillhandahålla liknande tjänster, så ofta är kvaliteten på kundtjänsten en viktig avgörande faktor när det gäller att säkerställa en kunds patronage. De flesta kunder har inte orealistiska förväntningar, utan önskar bara ärlighet och integritet. Visar empati, eller sätter dig i kundens skor, visar till kunden att du förstår hans frustrationer eller behov och är villiga att hjälpa honom att lösa problemet.
aktualitet
Som det gamla ordspråket går, är tiden pengar och ger snabba resolutioner till kundernas behov är avgörande för ett företags framgång. Ingen tycker om att vara oändligt placerad i vänteläge eller berättade att de måste vänta att bli omhändertagna. God kundservice uppnås genom att snabbt reagera på ett problem kunnigt och korrekt. Tillgänglighet är avgörande för att uppnå en hög servicenivå, och många företag har kundserviceavdelningar eller hela callcenter med anställda som är utbildade för att lösa problem i tid. Om kundens behov möts snabbt kommer hon normalt att förlåta ett företag och uppskattar att företaget bryr sig tillräckligt för att erkänna och lösa problemet.
Ange realistiska förväntningar
Ett stort problem som uppstår i kundservicesituationer är när en kund är lovad något som inte kan uppfyllas. Vem som helst kan intyga att det är mycket mer frustrerande att vara vilseledande om en lösning snarare än att få veta från början vad som verkligen kan uppnås. Att ge en kund obehagliga nyheter kan vara skrämmande, speciellt om han redan är upprörd, men det är bättre att vara sanningsenlig och börja arbeta mot en realistisk upplösning. I slutändan, så besviken som en kund kan vara att inte höra exakt vad han vill höra, kommer han att uppskatta ärlighet. En kund är mer sannolikt att bli mycket mer upprörd om han har lovat något som ett företag inte kan leverera.
