Företag i alla former och storlekar har möten, oavsett om det är ett globalt företag som lanserar en miljarder dollarförsäljningsenhet i Europa eller ett litet familjeföretag som beslutar att uppdatera sina aktier. Minuttagning är vanligtvis en väsentlig del av företagsmötet, vilket ger företagen en korrekt redovisning av viktiga händelser som aktieägare, arbetstvister och diskussioner om framtida strategier.
Föremål du behöver
-
Anteckningsblock och penna
-
Diktafon eller inspelningsenhet
Undersök föredragningslistan från föregående möte. Det kan ha hänt några punkter som behöver följa upp i det nuvarande mötet. Att känna till dessa teman före mötet kommer att ge dig möjlighet att ta in information snabbare och göra kortare anteckningar.
Tape mötet med en inspelningsenhet om du tror att du kan kämpa för att fortsätta diskussionerna. Genom att trycka på mötet kan du skriva över relevanta poäng senare med färre tidsbegränsningar.
Sitt nära personen som ordförande mötet. Detta gör det möjligt för dig att be om förtydligande om eventuella poäng som du finner tvetydigt eller otvetydigt.
Skriv tid och datum i huvudet på din anteckningsbok. Notera den person som ordnar mötet, den minutiga personen (själv) och arenan.
Lista alla deltagare än ordföranden och dig själv. Passera runt ett pappersark och be varje deltagare att fylla i deras namn. Denna information kan sedan transkriberas till ditt fullständiga protokoll senare.
Håll koll på mötesagendan. Möten har vanligtvis numrerade poäng för diskussion. Samtal kan ofta gå av på tangenter, vilket betyder att objekt blir missade eller diskuteras ur följd. Håll fast vid numren på agendan och notera dem som de diskuteras, även om de inte är i följd.
Dokumentera eventuella beslut om beslut om regler eller framtida företagsriktning. Lista de personer som föreslår rörelser och, om en omröstning äger rum, registrera vem och hur många röstade för förslaget. Dokumentera hur rörelsen bäras, oavsett om det är muntlig bekräftelse, händer eller hemlig omröstning.
Skriv upp protokollet så fort du kan efter mötet. Informationen kommer sannolikt att vara frisk i ditt sinne, så du kan återkalla mer information än om du lämnade det för en senare tidpunkt.
Spela in ditt eget namn i slutet av dokumentet så att kollegor kan kontakta dig med frågor om innehållet.
