Oavsett om du arbetar i ett callcenter eller kör ditt eget företag och pratar med en klient, avslutar ett telefonsamtal i en artigt och professionellt sätt är viktigt. Du vill ha det sista intrycket kunden måste vara bra. De grundläggande stegen för att stänga en telefonsamtal är rakt framåt. Men människor är individer och vissa av dem kräver lite mer finess än andra.
Wrapping saker upp
När du har svarat på en uppringares fråga, tagit en order eller löst ett problem är det dags att paketera upp saker. Börja med att fråga den som ringer om det finns något annat du kan hjälpa henne med. När du har adresserat några ytterligare problem gör du följande:
- Kortfattat se vad du pratade om och vad som uppnåddes.
- Förklara vad som händer nästa. Till exempel kan du säga: "Din beställning kommer att skickas om 24 till 48 timmar."
- Tacka den som ringer för att kontakta dig och uttrycka din uppskattning för hennes verksamhet.
- Bjud uppringaren att komma i kontakt med dig igen för allt annat hon behöver.
- Stäng med en artig fras som: "Ha en trevlig dag" eller "Jag njöt av vårt samtal."
- Vänta på den som ringer för att hänga upp först.
Den Chatty Caller
Ibland får du en överdrivet pratsamtalare. Avsluta sådana samtal på ett flitigt sätt men snabbt förkortar hålltider för andra uppringare och gör att du kan hantera fler samtal. Vanligtvis håller den här klienten bort från syftet med samtalet. Ta hand om konversationen genom att låta kunden veta att samtalet slutar och dra tillbaka honom till ämnet till hands. Till exempel kan du säga: "Jag har ett annat samtal väntar.Innan du går vill jag vara säker på att vi har tagit hand om allt. "Sedan startar du i ditt avslutande sammanfattning av konversationen. Om den som ringer börjar vandra av ämnet, dra tillbaka honom med direkta frågor som har ett enkelt ja eller inget svar. När du väl har tackat kunden för hans affärer, är signalen över med en tydlig fras som "Jag är glad att jag kunde rensa denna fråga upp för dig. Njut av resten av din dag."
Uppringda uppringare och olösta problem
Ibland är kunder arg när de ringer eller är upprörd eftersom du inte har kunnat lösa ett problem till deras tillfredsställelse under telefonsamtalet. I dessa situationer börjar du sammanfatta samtalet genom att påminna kunden om allt som uppnåtts. Berätta för henne vad nästa steg kommer att bli. Till exempel kan du lova att checka in i en saknad ordning och ringa tillbaka nästa dag. Om du lovar att kontakta den som ringer, var noga med att du följer igenom. När du säger adjö, stressa uppringarens betydelse och värde för din organisation.
