Om du fångas i telefon med en långvarig kollega eller kund, vad borde ha varit ett snabbt, enkelt telefonsamtal kan ta en stor del av din dag. I stället för att försöka multitaska när den som ringer upp, bör du använda några taktfulla tekniker för att avsluta samtalet så snabbt som möjligt utan att offra med artighet eller avvika från grundläggande etikett. När du har tagit hand om affären till hands kan du göra en graciös och artig utgång från samtalet.
Fokusera på frågan för hand. Håll samtalet centrerat på syftet med samtalet och undvik att driva ut i små samtal. Om personen du pratar med börjar hänga till ett obestridigt ämne, försiktigt styra honom tillbaka till mer relevanta frågor. Var inte rädd för att vara framåt när du gör det här. Om personen du talar med driver till ett annat ämne, ta tillbaka det med att säga "Men om …" och nämna huvudpunkten igen. Detta låter uppringaren veta att ämnet till hands är det viktigaste. Nämna också att du inte vill ta upp för mycket av sin tid. Det här är en sträng men artig sätt att hålla ett telefonsamtal på rätt spår.
Fråga slutna frågor så det går inte att driva från huvudämnet. I stället för att fråga vad en bra tid att träffas är, fråga "Kommer 10 är en bra tid att träffas?" Stängda frågor kommer bara att ha ett antal svar, högst två eller tre, och detta kommer att hålla konversationen specifik till ämnet till hands.
Sammanfoga telefonsamtalet för att se till att du har tagit hand om allt. Upprepa problemet och hur det hanteras. Snabbt, "Jag ska ta upp den informationen och få en rapport till dig vid slutet av dagen", förstärker att allt har tagits hand om.
Fråga om det finns något annat du kan göra för att hjälpa, eller någon annan fråga om det ämne som behöver diskuteras. Återigen förstärka syftet med samtalet och försvinn inte in i andra ämnen. Använd fraser som "Så löser detta ditt problem med kostnadsrapporten ?," eller "Finns det något annat jag kan inkludera i detta paket för dig?" När ditt samtal når sin slutsats kommer personen i andra änden troligen att erkänna att nej det finns inget annat på det ämnet att diskutera.
Tacka den som ringer för sin tid, eller för att ringa (beroende på vem som initierade samtalet). Låt honom veta att du kommer att följa upp på vilket sätt som passar situationen. Använd en snabb "Ha en trevlig dag" eller "Tack för att du ringde" för att avsluta samtalet. Undvik långa faror där du byter ut för många trevliga saker.
tips
-
Om du vet att en viss kollega har en tendens att prata för länge, skicka ett mail när det är möjligt för att ta itu med problem eller ställa frågor.
