När du bestämmer dig för att utfärda kreditkort till vissa anställda måste du införa regler och regler för användningen av dessa kort. Det är också en bra idé att ha en uppsättning rutiner på plats som hjälper till att hålla reda på kreditkortsutgifterna och hålla utgifterna under kontroll. Företagskreditkort ska endast utfärdas till anställda som behöver dem för affärsändamål, t.ex. resor eller kontorsutgifter. Ett av kraven på ett företags kreditkort ska vara att missbruk av kortet kommer att resultera i uppsägning.
Personlig användning
Företagskreditkort kan ge ett bekvämt sätt att finansiera tillfälliga inköp och affärsresor, men de utgör också en betydande möjlighet för missbruk. Goda policyer och rutiner kan hjälpa till att skydda företag från anställda som använder korten för att täcka sina personliga utgifter och kan skydda anställda genom att låta dem veta vilka slags inköp de säkert kan göra utan rädsla för repressalier.
Ett sätt att hålla ett företags kreditkort från att användas av anställda för personligt bruk är att endast utfärda kort till anställda som uppvisar gott ekonomiskt ansvar. Detta kan kräva att du kör en kreditkontroll om anställda beaktas för ett kort. En policy bör utarbetas som förbjuder att använda företagskreditkort för personliga inköp. För att underlätta detta bör kort utfärdas till anställda via företaget och företaget ska få månadsräkningen. Anställda bör vara skyldiga att lämna in ett kostnadsformulär för att beskriva alla kostnader som tas ut på deras kort. Om utgiftsbladet inte stämmer överens med fakturaen så kan det vara personligt att använda kortet. Detta system av kontroller och saldon hjälper till att påminna en anställd om att de är ansvariga för hur deras kort används.
preapproval
Ett företags kreditkort bör endast användas för affärsändamål, men när en anställd är på väg underhållande kunder kan linjen mellan affärsändamål och personlig användning vara suddig. Varje användning av ett företags kreditkort bör godkännas av företaget. För rörliga avgifter, såsom underhållande kunder, bör ett protokoll antas som skisserar och definierar acceptabla former av underhållning. Före underhållande kunder ska arbetstagaren ges en förutbestämd gräns för hur mycket företaget ska betala när det gäller avgifter på företagskreditkortet. Avgifter över det förutbestämda beloppet kommer att vara anställdas ansvar, och användning av kreditkortet i eventuella icke godkända former av underhållning bör resultera i uppsägning.
Ansvar
Eftersom företagskreditkort endast används för godkända företagsändamål kan det vara en bra idé att inte tillåta anställda att bära företagskreditkort med dem, förutom för särskilda ändamål. Endast utfärda kreditkort på ett nödvändigt sätt kan bidra till att det inte sker några obehöriga avgifter på företagskreditkort.
