En projekthanteringsplan identifierar ett mätbart, kortsiktig företagsmål och uppgifter, tilldelade resurser och tydlig tid som krävs för att uppnå detta mål. Arbetet med att skriva en projekthanteringsplan faller normalt till projektledaren, som har fullt ansvar för att spåra, mäta och rapportera hur projektets uppgifter är överens med budgeten och tidslinjen samt identifiera eventuella avvikelser från ledningen Godkänd plan. Projekthanteringsplaner har vanligtvis åtföljande dokument (t.ex. Gantt-diagram, arbetsfördelningsstruktur (WBS), budgetplaner, resursplaner, uppgiftsberoendeslistor) som hjälper projektledaren att hålla reda på projektets övergripande framsteg.
Samarbeta med ledande befattningshavare för att definiera projektets omfattning och mål. Se till att projektets varaktighet är kortsiktig (inte längre än tre till sex månader), identifiera projektets budget och tidslinje (till exempel en produkt måste starta eller skicka till ett visst datum till högst en viss kostnad) och bestämma vem måste delta i projektet för att det ska lyckas
Identifiera eventuella resurser eller budgetbegränsningar, risker eller tidskritiska problem som kan påverka uppnåendet av projektmålen. Om du tilldelar personer till projektgruppen som har andra ansvarsområden på samma gång som dina leveranser är, kan detta sätta ditt projekt i fara.
Arbeta med projektteammedlemmar för att bygga upp din arbetsfördelningsstruktur. Ange projektfaser, uppgifter och milstolpar (uppgifter utan varaktighet) i WBS så att du vet vem som gör vad och när de gör det. WBS är en integrerad del av projektplanen.
Definiera periodiska planrecensioner på en tidslinje för projektgruppen och identifiera när ledning kan förvänta sig rapporter om projektets framsteg, inklusive vilken form rapporteringen kommer att ta.
Arbeta med projektgruppsmedlemmar för att utfärda eventuella stöddokument och planer som specifikt hänför sig till dem (t.ex. budgetplaner, resursplaner, listor för uppgiftsberoende) och bifoga dem till projekthanteringsplanen.
Be ledande ledamöter och projektsponsor att underteckna och dirigera projektplanen för att göra planen effektiv.
Granska projekthanteringsplanen när projektet fortskrider med teamledarna och ledningen för att säkerställa att det exakt återspeglar företagets önskade mål.
tips
-
Identifiera de viktigaste intressenterna i projektet så tidigt som möjligt så att de kan göra personal och budgetera justeringar i sina avdelningar.
Varning
Underlåtenhet att få ledningsansökan på projektplanen vid projektets start kan innebära att nödvändiga resurser inte kommer att tilldelas ditt projekt.
