Företagen måste tillhandahålla anställda och oberoende entreprenörer inkomstformulär för att lämna in deklarationer. Anställda får W-2-blanketter och oberoende entreprenörer får 1099-MISC-blanketter. Dessa formulär kräver ett namn, adress och ett Federal Tax Identification Number, även känt som ett socialt säkerhetsnummer för personer och arbetsgivaridentifikationsnummer för företag.Förhindra eventuella inlämningsproblem för alla parter genom att verifiera informationen om skatteidentifieringsnummer (TIN) på de formulär du genererar. Offentliga sökposter har olika resurser för att bekräfta TIN-ägare.
Internal Revenue Service
Non-profit-sökning: IRS har ett verktyg för att söka ideella enheter som kallas Undantagen Organisation Välj Check. Genom att ange en TIN, ger verktyget det ideella namnet och senast kända adressuppgifter. Det anges också skattebefriad status, identifierande enheter som har förlorat ideell status. Arbetsgivare använder icke-vinstdrivande TIN-detaljer när de drar ut donationer såväl som när de utfärdar 1099-MISC-blanketter om välgörenhetsenheten har ingått kontrakt för tjänster.
För-vinst och individuell sökning: IRS har också en TIN-matchningstjänst för företag att matcha enskild eller företagsskattinformation. Denna tjänst matchar TIN-information med potentiella namnvariationer. Den här tjänsten fungerar bara om du har ett namn som matchar TIN. Detta hjälper till att förhindra bedrägeri av anställda eller leverantörer som tillhandahåller felaktig information. Denna tjänst är tillgänglig online och har omedelbara resultat för sökningar upp till 25 namn. Stora sökningar kräver 24 timmar för batch-matchning upp till 100 000 TIN.
säkerhet och utbytesprovision
EDGAR-systemet är databassökningen som underhålls av SEC för registrerade företag som höjer 1 miljon dollar eller mer. Företag under denna tröskel är inte skyldiga att registrera sig. Detta system kräver att sökande ska ha viss företagsinformation för att utföra sökningen. Det finns inget sätt att söka uteslutande baserat på TIN. Detta begränsar EDGAR-systemet, men det är en ledig resurs tillgänglig för företagen.
Socialförsäkringsförvaltningen
Säkerhetsverkets nummerverifieringstjänst fungerar på samma sätt som IRS-systemet, men är exklusivt för socialförsäkringsnummer, som tjänar individer och inte affärsenheter. Ett företag kan verifiera upp till 10 nummer med namn eller namnvariationer direkt online gratis. Arbetsgivare kan bekräfta medarbetarinformation före inlämning av W-2-information.
Inte varje oberoende entreprenör har en formell affärsenhet etablerad. Dessa entreprenörer är "affärsverksamma som" företagare som ofta använder sitt eget personnummer i stället för en separat TIN för affärsändamål. Säkerhetsverkets nummerverifieringstjänst bekräftar information i dessa situationer.
Ytterligare felsökning
Det är möjligt att få avkastning avkastad om TIN-informationen är felaktig. Om databas sökningar misslyckas med att tillhandahålla önskad TIN-verifiering, felsök befintliga företagsrekord. Detta kan vara tidskrävande, men framgångstalen ökar med mer information.
Börja med gamla skattedeklarationer och anställningsregister. Cross-referens TIN med tidigare anställd eller leverantörsinformation. Matcha varje TIN med information som finns på Form I-9 när anställd eller leverantör hyrdes. Ring person- eller leverantörsverksamheten och förklara problemet med verifiering. Begär uppdaterad information som kopior av Social Security-kort för att kunna bearbetas korrekt.
