Om din organisation har mer än en anställd, och de anställda reser eller gör inköp för företaget på sina personliga kreditkort, behöver du en kreditkortsersättningspolicy.Med kreditkortersättningspolicy kan du bestämma vilka utgifter som ska återbetalas, ange ett utgiftsbelopp och informera medarbetarna om hur ersättningsprocessen fungerar.
Bestäm om det behövs förhandsgodkännande
Återbetalning av utgifter för anställda kreditkort kan vara en budgetmardröm om mänskliga resurser och bokföring inte har någon aning om vilken typ av avgifter som ska förvänta sig. Att kräva förhandsgodkännande för vissa eller alla kreditkortsutgifter kan eliminera stickerchock under avstämning av kreditkortsbetalningsavgifter. Resebyråer eller expansionsformulär och inköpsorder kan hjälpa chefer att stoppa obehöriga utgifter, samtidigt som man hjälper personal och redovisning att få en ballparkidé av de kostnader som kommer att ersättas.
Ange utgiftsgränser
Att betala kreditkortsbidrag genom att sätta gränser för utgifter är ett annat sätt att kreditkortsersättningspolicyer kan bidra till att förhindra budgetproblem. Fastställande av utgiftsgränser för måltider, hotell och underhållning kommer att hålla resebidrag i koll på, medan återbetalningar för tjänster eller material ska kontrolleras genom inköpsorder eller förhandsgodkännande. Standardavgifter för måltider kan till exempel eliminera behovet av att anställda sätter in kvitton och hjälper till organisationer som behandlar stora ersättningar.
Definiera vilka utgifter som ska ersättas
En eventuell kreditkortsersättningspolicy ska tydligt definiera vilka utgifter som ska ersättas. Kostnader för mat, resor och logi är standardkostnader för ersättning, men företagskulturen kan diktera andra kostnader som är föremål för ersättning, till exempel kostnader för underhållning av kunder, inklusive eller exklusive alkoholhaltiga drycker och tvätttvätt för längre affärsresor. Din policy bör definiera vilka kostnader som kan ersättas, och när, för att undvika att anställda misslyckas med kostnadskonton.
Bestäm vad som behövs för att ge ersättning
Återbetalning av kreditkortskort för anställda kan snabbt bli problematisk för redovisning och personal om ersättningspolitiken inte bestämmer vilken dokumentation som krävs. Medan vissa företag är beroende av individuella kvitton, använder andra e-postmeddelanden eller antecknade kopior av kreditkortsutlåtanden, eller anger standardavgifter för de flesta ersättningsbara kostnaderna för att undvika överskridande pappersarbete helt och hållet. Volymen av ersättningar som din organisation hanterar bör diktera din policy.
