På latin betyder per diem "för varje dag". I näringslivet hänvisar termen ofta till den dagliga ersättningen som företagen ger arbetstagare för resetiden. Per diem betalar ofta för logi och mat för resan. Medan konceptet kan verka enkelt, är det viktigt att lära dig dina juridiska krav, nyanserna för ersättning och per diem-priser.
tips
-
Företagen måste ersätta arbetstagare för resor om inte det skulle leda till att anställda skulle falla under minimilön. Per diems kan också hjälpa företag att behålla stor talang.
Per Diem lagar
I lagen om rättvis arbetsstandard anges inte uttryckligen att företagen måste ersätta alla anställda för affärsresor. Att vägra att täcka dessa utgifter kan dock i vissa fall bryta mot lagen.
Det beror på att USA: s arbetsdepartement säger att lönen måste vara över det lokala eller federala läget när du drar tillbaka eventuella återbetalningar som anställda måste göra för att utföra sitt arbete. Att inte ersätta anställda för resor och logi kan också bryta lagar om övertid.
Olagliga Per Diem Practices
Tänk dig att du skickar en anställd på en två dagars resa till jobbet. Från den tid han lämnar till flygplatsen tills han kommer hem blir det 48 timmar.
Om ditt företag faller under den federala minimilönen är det 16 timmar vid $ 7,25 per timme och 32 timmar på $ 10,88 per timme. Totalt måste han göra $ 464.16 för resan. Denna mängd måste komma efter hotellet, mat, resor och tillfälliga utgifter som han har på resan.
Det är klart att en anställd som gör minimilön behöver ersättning även om de bara spenderar ett öre. Men vad sägs om anställda som gör över det nödvändiga läget?
Låt oss säga att en anställd gör $ 15 per timme och går på samma resa. Du skulle behöva betala henne $ 960 för löner och övertid. När du börjar göra avdrag kan det komma under miniminivån.
Kanske var hon tvungen att bo på ett visst hotell för konferensen som kostar $ 200 för natten. Lyckligtvis var konferensen tillräckligt nära att köra i stället för att flyga, men hyrbilen och gasen satte sig tillbaka $ 300. Medan hon var borta hade hon sex måltider för i genomsnitt 15 kronor.
På den här tiden i resan lämnar hennes löner minus utgifterna henne med bara 370 dollar. Detta ligger långt under det absoluta minimumet för en sådan resa. Om du inte ersätter den här medarbetaren kan du vara i juridiskt problem. Det är viktigt att vara uppmärksam på dessa krav per dygn.
Per Diem Versus Återbetalning
Medan den gemensamma per diem-betydelsen liknar ersättning, är det inte nödvändigtvis densamma för din personalavdelning. I allmänhet kräver ersättning att anställda ska lämna in kvitton och kostnadsrapporter för att få pengarna tillbaka.
US Administration of General Services fastställer per diem-räntor som varierar över hela landet. Företag kan välja att betala detta belopp för varje dag anställda reser för företag snarare än att göra dem filutgifter. Denna praxis lindrar belastningen på personalavdelningen och gör det vanligtvis lättare.
Vad Per Diems Cover
Medan återbetalningar täcker eventuella utgifter som företaget accepterar, gäller per dygnspris endast boende, måltider och tillfälliga kostnader. Måltider inkluderar tre per dag. Oavsiktliga avgifter inkluderar saker som kemtvätt och tips för hotellarbetare. Logi täcker natten på ett mellanklasshotell.
I synnerhet saknas från per diems är kostnaden att resa. Företag som vill förlita sig endast på dygn kan betala för flygbiljetter och hyrbilar direkt eller tillåta anställda att komma åt företagskortet. Annars kan du använda per diems för allt utom resor och få anställda att lämna utgiftsrapporter för sina biljetter.
Per Diems och Skatter
Även om anställda inte behöver lägga ut kostnadsrapporter för att få per diems, är det fortfarande bra praxis. Utan dessa rapporter måste du rapportera dem som skattepliktig inkomst. Rapporterna tillåter dig dock att göra deklarationen skattefri.
