En anställdas handbok ger värdefull information till nya och etablerade anställda. Det ger alla anställda en referenskälla för företagets policy och regler. Även om det kan ges till nya medarbetare som en del av deras orientering (introduktion till företagets och företags förväntningar) kan det finnas förändringar i policyer och förfaranden som måste noteras i handboken. Uppdatering av anställda handböcker är en viktig roll för personal eller chefer och handledare. Eftersom handboken är ett viktigt verktyg bör processer utvecklas för att bestämma hur förändringar ska göras.
Bestäm vilka ändringar som ska göras i handboken och varför. Kolla med Society of Human Resources Management (SHRM) för att se om det finns nya federala eller statliga lagar som påverkar anställda. Kanske finns det förändringar i de hälso- eller kompensationsförmåner som företaget tillhandahåller, eller kanske några betydande händelser som fysiska hot eller sexuella trakasserier har uppstått. Det här är saker som behöver ändras eller läggas till i handboken.
Skriv handböckerna i lättförståeligt språk. Det kan till exempel vara klokt att inte använda mycket komplicerat juridiskt jargong som kan vara förvirrande snarare än användbart. Undvik kontroversiella fraser som "fast anställd" eller några ord som kan innebära en avtalsenlig överenskommelse. Se också till att gamla, oanvändbara regler tas bort och nya regler läggs på lämpligt sätt.
Sök juridisk rådgivning från företagets advokat eller annan juridisk person angående ändringarna. Det är viktigt att alla material som distribueras till anställda granskas för eventuella framtida rättegångar. Allt som ingår i en handbok kan betraktas som arbetsgivarens skriftliga ord. Företagen kan vara välbetjänade att ha handböckerna granskade före distributionen.
Schemaläggning av handboken ändras. Anställda behöver veta att nya policyer eller förfaranden har utvecklats och ingår i den reviderade utgåvan av handboken. Vissa företag kan hålla personliga möten med anställda för att diskutera förändringarna och ge möjligheter för anställda att ställa frågor. Andra företag kan skicka ut noter till anställda om handboken finns online. Det kan vara en bra idé att få anställda att skriva ett formulär som bekräftar att de har fått den nya handboken och lägger den i sin personalfil.
tips
-
Läs igenom handboken årligen.
Har juridiska personer granska handboken.
Varning
Skriv inte nya policyer utan att distribuera dem till anställda.
