Att avsluta ett konferenssamtal kan vara avgörande när det gäller hur det påverkar förhållandet och framtiden för de som är involverade i samtalet. Till exempel om ett konferensförsäljningssamtal slutar dåligt och det inte finns några prat om nästa steg i försäljningen, kan misstag komma att göras som kan hämma försäljningen. Det är bäst att planera en avslutningsstrategi för samtalet så att samtalet slutar smidigt.
Planera för samtalet. Med rätt plan kan de som är inblandade i samtalet vara övertygade om att alla ämnen kommer att täckas och alla frågor på dagordningen har tagits upp. Avsluta samtalet tidigt när inte all information har kommunicerats kan vara katastrofal.
Planera en exitstrategi för olika scenarier. Av olika orsaker kan samtalet sluta tidigt och om det slutar tidigt bör de andra parterna veta hur man svarar och vilka åtgärder som ska vidtas för att säkerställa att samtalet inte går förlorat. Detta kan uppnås genom att förbereda några slutliga anteckningar och vidta åtgärder som kan vidtas.
Sammanfoga samtalet. När alla punkter på agendan har diskuterats och alla frågor besvarats. Fråga dem på telefon om de har något annat att lägga till, om de inte sammanfattar bulletpunkterna i samtalet och se till att alla förstår vad som sägs. Gå en efter en och upprepa eventuella uppföljningssteg med varje medlem i konferenssamtalet så att alla vet vem som gör vad och alla är väl medvetna om planen framåt. Nära med att berätta för alla hur uppföljningen kommer att kommuniceras. Respektivt adressera varje person på telefonen och säg farväl då hänga upp. Skicka ett uppföljningsmeddelande till alla parter som sammanfattar samtalet.
