Uppgifterna och ansvaret för en faktureringsavdelning varierar mycket beroende på branschen där avdelningen är verksam och den eller de klienter som den tjänar. Men framgångsrika och välskötta faktureringsavdelningar delar några konstanter. En effektiv fakturahanterare måste till exempel visa solida ledarskapskunskaper, visa kunskap om samlingar och faktureringspraxis och ha möjlighet att motivera medarbetarna på ett konsekvent sätt.
Skapa ett fungerande faktureringsschema för att se till att fakturerings- och betalningscyklerna är färdiga i tid och i enlighet med kvalitetsstandarder. Ge personalen kopior av faktureringsregler och en företagshandbok för enkel referens.
Övervaka kontrollen av kvalitetskontroll. Övervaka skriftlig och muntlig kommunikation mellan personal och kunder. Leta efter efterlevnad av samlingar och faktureringsprocedurer samt exempel på korrekt genomförda justeringar och avskrivningar.
Genomföra utbildningskurser för personal om företagsprocedurer och standarder. Erbjuder kalla och mjuka uppringningstekniker, förhandlingstips och mjukvarutbildning.
Hantera rapporter om fakturerings- och insamlingsaktiviteter. Ge klienter kopior, inte original - av sådana rapporter. Sortera information över andra faktureringsavdelningar för att dokumentera konton på ett ställe.
Håll regelbundna personalmöten. Analysera driftsvolymen och vid behov ändra ändringar. Håll moral högt genom att erkänna medarbetare som levererar hög prestanda, visa en historia av effektiv kommunikation till ledningen och följa medarbetarna samt ge ett positivt intryck på organisationen och faktureringsavdelningen.
tips
-
Uppdatera din faktureringsavdelningens datorsystem då ny teknik blir tillgänglig.
