Affärsprocess kartläggning ger företagsledare möjlighet att klargöra hur processer faktiskt utförs. Det avslöjar problem som flaskhalsar och variation i hur processen utförs av olika grupper eller individer. Ledare kan också ta reda på om det sätt på vilket processen verkligen görs skiljer sig från hur det ska ske. Att skapa en processkarta, kallad flödesschema, är en viktig del av Six Sigma-processhantering och förbättring, men kan vara fördelaktigt även utan hela Six Sigma-ramen.
Samla information från individer som faktiskt utför processen om hur det görs. Var noga med att ta reda på om stegen varierar under olika omständigheter eller för olika personer. Fokusera på hur processen för närvarande görs, inte på hur det ska göras.
Bestäm vilken typ av processkarta som ska skapas. En flödesschema med grundläggande aktiviteter visar flödet av steg i processen inklusive beslutspunkter, medan ett installationsflöde också klart visar hur olika grupper eller personer involverar sig. För den senare skapar du kolumner för varje individ eller grupp och ritar varje steg i lämplig kolumn för att ange vem som utför steget.
Starta din affärsprocess karta genom att dra en oval eller rundad rektangel, standard symbol för utgångspunkten. För ett aktivitetsflödesschema, rita startpunkten längst upp till vänster på sidan på pappers- eller programsidan. För ett implementeringsschema ritar du det högst upp i lämplig kolumn.
Märk utgångspunkten med en fras som indikerar att det är utgångspunkten, till exempel "Samtal kommer in" eller till och med bara "Starta". Var och en av dina steg kommer att märkas på detta sätt och bör innehålla ett verb för att representera en åtgärd som vidtagits.
Skapa varje processsteg genom att rita en rektangel och märka den. Varje steg ska ha sin egen representation. Kombinera inte steg i en form med ordet "och" för att ansluta mer än ett verb eller en handling.
Anslut stegen med pilar som visar processflödesriktningen. Det är okej om din karta bryts över flera rader för att passa på sidan. pilarna gör flödet uppenbart oavsett stegets fysiska arrangemang.
Använd en diamantform för att representera ett beslutspunkt när nästa steg beror på en viss omständighet. Exempelvis skulle en processkarta för en online kundvagn ha en beslutsposition som representerar kundens val att betala med kreditkort eller med hjälp av PayPal.
Ange de steg som följer en beslutspunkt genom att skapa de rektangulära symbolerna och märka dem och lägga till pilarna för att visa processflödet. Märk var och en av pilarna som leder från beslutspunktet, för att klargöra villkoret som leder till att följa den vägen. I vårt nuvarande exempel använder du etiketten "PayPal" för en pil och "kreditkort" för den andra.
Lägg till en slutlig oval eller rundad rektangelform som är märkt "End" som sista steget för att indikera slutet på processen.
Granska din processkarta för att säkerställa att den läser korrekt. Har också några personer som utför processen granska det, för att se till att det visar exakt vad de gör.
tips
-
Program som Microsoft Visio har speciella funktioner för att skapa processkartor, men även andra grafikprogram eller PowerPoint kan användas. När du först samlar information om processen skriver du varje steg på en liten anteckning och ordnar sedan dem för att visa processflödet. Denna metod kan vara enklare än att försöka skapa processkartan på en gång från början. Om din process innebär mycket hand-offs mellan grupper eller individer, kanske du vill använda ett installationsflöde för att uttryckligen illustrera olika partiers deltagande.
