Det är svårt att hålla reda på ett företag som det växer. Det kan bli ännu mer förvirrande när du försöker förstå hur strukturen har förändrats över tiden genom, till exempel, expansion eller administrativa förändringar. Processkartläggning hjälper hanteringen att se ändringarna genom ett diagram. För att diagrammet ska vara korrekt måste vissa regler följas vid byggandet av en processkarta.
Definiera diagramsymbolerna
Varje processkarta har en uppsättning symboler som representerar olika uppgifter. Innan du börjar bygga en processkarta måste dessa symboler definieras. Ovaler, till exempel, visar inmatning i början av processen eller utgången i slutet av processen. Lådor eller rektanglar visar uppgifter eller aktiviteter som sker under pågående process. Pilar visar riktningsflödet och diamanter visar poäng i processen när frågor ställs eller ett beslut behövs. (Se till exempel Resurser.)
Definiera processen
Bestäm varifrån processen börjar och var den slutar. Processkartläggning görs vanligtvis när du ändrar hur människor gör sitt arbete, till exempel lägger till en automatisk process när ditt företag slås samman med ett annat företag när du introducerar en ny produktlinje och behöver förstå vilken inverkan det kommer att ha på din personal, uppgifter och teknik, och när du försöker minska kostnaderna och förbättra effektiviteten. Bestäm vad du försöker göra när det börjar när det slutar och namnge din processkarta i enlighet med detta.
Ange stegen
Stegen kan visa tillräcklig information eller en överflöd av detaljer. Oavsett vilken väg du väljer att ta, behåll formuleringen enkel. Skriv varje steg i formuläret "verb-objekt" som "handlingsplan".
Skapa en sekvens
Med hjälp av Post-It-noteringar eller indexkort, kartlägga stegen från vänster till höger i form av ett diagram. Oroa dig inte för att dra pilar eller figurer ännu. Det händer när du har en visuell bild av hur din karta kommer att se ut.
Rita diagrammet
Rita symbolerna utifrån de regler du redan har skisserat för varje form-oval representerar exempelvis ingång och utgång. När symbolerna är på plats, rita pilarna. Om en form kräver mer än en pil, kan det hända att du måste placera ett beslutsdiamant där så att när du når det steget vet du att det finns alternativ som måste övervägas. Vid ritning av diagrammet, använd ett systemmodell, där varje steg är kopplat till nästa steg eller resultat med en pil. Se till att modellen är komplett och innehåller relevant information.
