Din förmåga att kommunicera effektivt kommer direkt att påverka din framgång på jobbet. Det är viktigt för dig att veta hur man skriver och skickar korrespondens som är koncis och förståelig. Affärsmeddelandet är ett kortfattat dokument som adresserar en viss grupp människor och fokuserar på ett specifikt syfte. Ett välskrivet memo hjälper dig att kommunicera effektivt och uppnå resultat. Förutom att du skriver det ordentligt är det viktigt att ditt memo skickas korrekt, till de personer som behöver läsa det mest.
Utarbeta din memo
Tänk på din publik. Innan du börjar komponera ditt memo, överväga utbildningsnivån och erfarenheten hos de personer som du kommunicerar med. Tänk också på dina mottagares behov. Vissa individer kan behöva mer detaljerade instruktioner och specifika, fastställda riktlinjer, medan andra kan ges en mycket allmän information och sedan ta initiativ på egen hand.
Använd korrekt rubrikformatering. Använd standardförkortningar i "Date" -raden. För "Till" ska du lista varje person som kommer att få memo med namn. Använd inte smeknamn. Använd för- och efternamn, och lägg dem i ordning, antingen i alfabetisk ordning eller i position inom företaget. För "Från" -raden, använd ditt för- och efternamn samt vilken avdelning du är i, om tillämpligt.
Välj en ämnesrad som är specifik och informativ. Ofta skickar folk memoar med ämneslinjer som är vaga och allmänna. En specifik och koncis kommer att ge mottagarna en mycket bättre uppfattning om vad noteringen refererar till. Till exempel skulle en allmän ämnesrad läsa "Möte", men en viss ämnesrad kan säga, "Säljteampresentation för fredags möte."
Öppna med detaljerna. Slösa inte tid med chit-chat eller bakgrund. Den första delen av ditt notat bör säga exakt vad du behöver. Med hjälp av exemplet ovan i försäljningsgruppens presentation kan du öppna med, "Vid fredags möte kommer säljteamet att presentera ett bildspel med inkomst- och leverantörsuppgifter för första kvartalet."
Skriv ditt memo, undvik passiv röst. Ett memo är utformat för att dela information och begära hjälp, så du måste använda en aktiv röst. I grammatik och skrift betyder aktiv röst att ämnet för en mening är aktiv - gör eller är något - snarare än att ha andra saker hända dem. Aktiv röst skulle läsa som "Försäljningsgruppen kommer att presentera en bildspel." Ett passivt tillvägagångssätt skulle formuleras som "Vi vill att säljteamet ska överväga en presentations presentation."
Skriv en slutsats. Din slutsats behöver inte vara komplicerad, men den bör sammanfatta de viktigaste punkterna som refereras i notatet själv.
Redigera ditt arbete. Få saker är så pinsamma som att skicka ut ett affärsmeddelande och inse efteråt att du har lämnat en jätte felstavning rätt i mitten av den. Proofläsa ditt memo innan du skickar det, och förutom att göra korrigeringar, eliminera onödiga ord. Håll ditt notat kortfattat.
Skicka din memo
Skicka ditt memo. Om du skickar det via interkontorspost, se till att varje person som adresseras i noteringen får sin egen kopia. Ingen borde någonsin behöva dela ett memo med killen i nästa båt.
Använd e-post om det är ett alternativ. Ett e-postmeddelande ska skickas till alla samtidigt, men du kanske vill blinda kopiera några av mottagarna. Om du skickar ett e-postmeddelande till ditt brev, lägg in ämnet i notatet i ämnesraden i e-postrubriken. Använd inte söta eller färgstarka teckensnitt, bilder eller andra e-posttillägg.
Följ upp när du har skickat ditt memo. Om det finns en tidsfrist som nämns i anteckningen, se till att du checkar tillbaka med mottagare senare.
tips
-
Se till att ditt anteckning följer några företagsriktlinjer om punktpunkter, punktavstånd etc.
Varning
Om du använder e-post för att skicka ett memo, dubbelkollera innan du trycker på "Skicka" -tangenten. Du vill vara försiktig med vem som tar emot proprietär eller konfidentiell information via e-post.
