Arbetsgivare och arbetstagare ingår ett kontrakt varje gång någon anställs. Arbetstagaren samtycker till att utföra en tjänst enligt arbetsbeskrivning, och arbetsgivaren går med på att tillhandahålla ersättning i form av lönecheck. Många arbetstagare betalas per timme, vilket innebär att arbetsgivare behöver ge möjlighet att registrera närvaro. Tidsklockor inkluderar datorsystem med tangentbord, kortavlastningsanordningar och gammaldags stämplingsmaskiner, men alla tjänar samma allmänna syfte.
Obligatorisk användning
En tidsklocka tjänar endast sitt syfte när varje anställd som tjänar en timlön använder den för varje skift. Inkonsekvenser i bruk resulterar i ett komplext system med tidskort eller tidsklockutskrifter, tidskrifter som fylls i manuellt och andra informella register som indikerar vem som arbetade och hur länge. Arbetsgivare bör endast ändra tidsklockinformation i begränsade fall. När en anställd är etablerad med verksamheten kan hon hållas ansvarig för tiden hon inte dokumenterade och får inte fullt ut betala för den tiden.
Avrundning
Statliga arbetsavdelningar stavar ut reglerna för arbetsgivare som avrundar arbetstagarnas registrerade tid för att beräkna betalning. Till exempel, i skatter tillåter en lag som kallas de minimis-regeln arbetsgivare att bortse från "obetydliga eller obetydliga perioder utöver den schemalagda arbetstiden." Samma lag säger emellertid att tiden för borttagning inte kan överstiga några sekunder eller minuter. Utöver dessa bestämmelser är arbetsgivare enligt lag skyldig att betala anställda enligt de tider som spelats in på en klocka.
Affärspolitik
Varje företag ansvarar för att informera sina anställda om rätt tidsklockans användning och policy. Det kan innebära att arbetstagarna inte ska slå i mer än fem minuter före en planerad växling. Varje form av manipulering med klockan eller smidning av falska tidskort kvalificerar som stöld och kan leda till straffrättsligt åtal. Arbetstagare som stansar någon annans kort eller ange en medarbetares tidskod är föremål för uppsägning eller andra disciplinära åtgärder.
Hantera problem
Även den mest tillförlitliga klockan kan bryta ner eller misslyckas med att spela in timmar ordentligt på grund av tidsförändring, strömavbrott eller mekaniskt fel. För att hantera klockproblem måste arbetsgivare ha ett back-up-system på plats. Varje anställd borde veta vad man ska göra om det finns ett klockfel, om det är att fylla i ett kalkylblad manuellt eller tala till en handledare vid början och slutet av varje skift för att spela in närvaro.
