Att ordna över ett möte kan göra eller bryta din uppgång till toppen av ett företag eller din respektnivå som en verkställande. Att ordna över ett möte behöver inte vara stressigt, det kan vara roligt. Det är möjligt att ha smidig segling vid nästa möte du styr.
Skicka ett mail i förväg till mötet om den önskade agendan och ämnen som kommer att täckas. Var detaljerad och specifik om hur länge mötet ska vara och var det ska äga rum.
Kom fram till mötet 10 minuter innan resten av deltagarna är planerade att göra det. Ta din tid med att lägga fram några nödvändiga dokument, få en kopp kaffe (eller annan dryck för att hålla din hals från att torka ut som du talar) och placera dig själv på framsidan av rummet.
Häls alla när de kommer in i rummet, skakar hand och gör ögonkontakt. Rikta dem till tilldelade platser om det är nödvändigt.
Utnämna någon att ta anteckningar eller protokoll från mötet.
Öppna mötet med en snabb introduktion, stående vid framsidan av bordet, kontoret eller konferensrummet där mötet äger rum. Gå över föregående mötes minuter och be om godkännande. När du har godkänt, adressera eventuella frågor om dagens dagsorden innan du fortsätter.
Börja dialog eller briefing om det första ämnet. Låt andra svara, lägga till och diskutera. Om människor talar snyggt, be dem att vänligen respektera de andra i rummet och vänta på att muntligt illustrera deras poäng.
Håll dig i kontroll. När människor går ur spår på ämnet för hand, snyggt men kraftigt interject för att styra alla tillbaka till den centrala frågan. Om du tillåter att samtalet blir avfärgat kommer det att reflektera över din förmåga att ordna över mötet.
När mötet avslutas står du upp och tackar alla för att komma. Påminn dem om alla uppgifter de har begått också. Skaka hand om möjligt när människor lämnar mötet.
