Ofta i affärer är det nödvändigt att skicka ett viktigt företagskommuniké till en grupp människor, informera dem om förändringar eller revideringar av företagets policy och rutiner. Om dessa personer tillhör en formell grupp finns det ett antal alternativ för att adressera ett brev till dem.
Adressera en grupp i en bokstav
Använd det officiella namnet för gruppen om gruppen är formellt organiserad och erkänd av det namnet. Om gruppen är Döda av den amerikanska revolutionen, är det till exempel perfekt att adressera brevet till gruppen med hjälp av "Kära döttrar i den amerikanska revolutionen." Detta är det mest formella sättet att bekräfta att informationen i brevet är för konsumtion av hela gruppen. Det är dock tveksamt att själva brevet kommer att delas med gruppen som helhet, utan snarare dess officerare och chefer.
Det är också acceptabelt att ta itu med gruppen genom sin kollektiva titel, förbi beteckningen "Kära". Du kan börja ett brev med "Till alla kontoadministratörer" eller "Till nattskiftetillsynsmän".
Om gruppen är en där du vill adressera en person vars titel och namn är okända, är det lämpligt att använda hälsningen "Till vem det kan vara." Medan denna fras förutsätter att den är avsedd för en individ, är det lämplig att använda när du adresserar en grupp. Denna hälsning, med rätta och lämpliga, saknar den myndighet som kommer ifrån att adressera ett viktigt brev med den korrekta kontaktpersonens namn och titel.
Använd en enkel beteckning som "Distribution" eller "Se distribution" i fältet "Till" i ett företagsnotat, särskilt om brevet är internt. Namnen på alla individer på distributionslistan bör beskrivas fullständigt i brevet, vanligtvis som en del av sidfoten. Denna lista kan organiseras alfabetiskt eller genom organisationshierarki med de överordnade chefernas namn som listas först i rangordning, följt av en alfabetisk förteckning över alla underordnade.
Ange namnen, titlarna och adresserna till alla berörda parter om gruppen är liten och inte ansluten genom association med ett enda företag. Denna metod är en av bekvämligheten för brevmottagarna, som är försedda med en praktisk referensguide till alla parter i en enda kommuniké.
