De flesta bokföringssystem erbjuder A / P (leverantörsskulder) åldrande rapporter för att hjälpa cheferna att kontrollera löpande skulder. Denna rapport visar vad ett företag är skyldigt, till vem och hur länge. När kontanter är täta är det vanligt att schemalägga utbetalningar enligt när de är förfallen och inte betala alla räkningar samtidigt.
Betydelse
En A / P-åldringsrapport hjälper inte bara företag att hantera kassaflöden, utan ger också möjlighet att utnyttja tidiga betalningsrabatter. Den här populära rapporten innehåller detaljerad information, vilken förvaltning kan använda för att identifiera fel och avvikelser. Totalsumman på en åldersrapport representerar vanligtvis den totala nuvarande skulden för ett företag och borde matcha den betalningsbalans som står i huvudboken. Om exempelvis en åldringsrapport visar att 200 kronor är skyldig, bör detta belopp också vara i huvudboken. Om så inte är fallet krävs forskning för att identifiera problem och korrigera dem.
format
Åldrande rapporter kan beredas av leverantör, fakturadatum, betalningsdatum och andra format. Den vanligaste stilen visar leverantörsnamnen till höger och fyra kolumner som heter "inom 30 dagar", "mellan 30 och 60 dagar", "mellan 61 och 90 dagar" och "över 90 dagar". Numrer placeras i dessa kolumner beroende på hur länge en proposition är enastående.Vanligtvis innehåller denna rapport en "total" kolumn till höger där alla kolumnenummer läggs upp och en total skuld beräknas
Analys
Förutom att se till att räkningar betalas i tid, använder chefer A / P-åldringsrapporten för att analysera kassaflöden och hur skulderna är korrelerade med varulager och kostnader för sålda varor. Ränteförhållandena kan vara till hjälp vid analysen, såsom det förhållande "dagar som betalas", vilket beräknas genom att dela ut de genomsnittliga kontona som betalas med kostnaden för varor som säljs per dag. När detta förhållande är för lågt eller för högt är det dags att analysera åldrandet och hitta områden som kan förbättras.
överväganden
För att åldra rapporter för att ge meningsfull information, bör data som är inskrivna i systemet för kontot betalning vara korrekt. Var noga med att tidigare perioder är stängda för att förhindra att poster skickas till felaktiga perioder tidigare. Sök även efter dubbletter i huvudkontot för betalningsbar betalning, ett vanligt problem i det här området, där en leverantör kan ha skrivits in mer än en gång. Vissa system möjliggör för leverantörer att smälta enkelt, korrigera dubbelarbete av registerproblem. Använd den här funktionen om tillgänglig, eftersom alternativet är att överföra data manuellt, vilket inte är en effektiv process.
