Exempel på kundservicebrev

Syfte ditt mål när du skickar ett klagomål eller när du begär service för kundservice. Vinn kundservicebrevet genom att mastera din egen frustration och sätta ihop en artig, sammanhängande begäran om ett botemedel. Skriv ett kundservicebrev för att få resultat genom att följa några enkla riktlinjer, ungefär som traditionen bland tidningsreporterna.

Vem?

Adress ditt brev noggrant. "Se till att du skickar den till … den som kan agera på det", säger Rosalie Maggio, författare till How To Say It.

Forskning lämpligt namn och adress gissa inte eller antar. Adress ditt klagomål till "John Smith, chef för kundservice, ABC Gadget Corporation" med lämplig gatuadress i stället för helt enkelt "Customer Service Department."

Ring företagets kontor för informationen, sök online-resurser som Hoover's (resurs nedan), eller prova Better Business Bureau om du behöver mer hjälp.

Vad, var och när?

Använd värdigt språk i ditt brev. Identifiera den produkt eller tjänst som är föremål för ditt klagomål. Ange detaljer som fabrikat, modell, år, leveransdatum eller installationsdatum.

"När du beskriver problemet ska du vara specifik och till den punkten. Det är bara att" produkten inte fungerade "inte ger tillräcklig information. En detaljerad sammanfattning av ditt klagomål hjälper företaget att lösa problemet, föreslår RocketLawyer-webbplatsen, som tillhandahåller kundmallar för klientbrev.

"Jag köpte en MagnaGadget-uppsättning för tre veckor sedan och började uppleva problem så snart jag packade upp den. Gadgetarna skulle inte stanna på racket eller på handtaget," ger mycket mer information än "dina produkter stinker!" Ge företaget de verktyg de behöver för att klara ditt klagomål.

På vilket sätt?

Ange de steg du hittills har tagit för att lösa problemet. Förklara vad du har gjort och vilket svar du har fått.

"Butiken där jag köpte setet hänvisade mig till din lokala kundserviceavdelning här i Metro. George Allenby på det kontoret uppgav att de inte kunde hjälpa mig eftersom jag köpte setet från ett rabattkonto. Mitt köp var baserat på ABC: s rykte för pålitliga prylar och jag är väldigt besviken i svaret hittills."

Ge en specifik och tillfredsställande lösning på problemet. "Jag tror ABC gör en bra produkt. Det här är förmodligen bara en mindre glitch för företaget, men det är ett stort problem för mig. Om ABC skulle ersätta den defekta MagnaGadget-uppsättningen skulle jag vara glad." Ge företaget ett sätt att göra saker rätt, men vara rimliga.

Varför?

Behandla mottagaren av brevet som du vill bli behandlad: Värdighet och fasta goda sätt ger dig ett bättre resultat än elakhet och offensivt beteende. Följ detta råd: "… kom ihåg att vara taktfull, men fast. Om du känner att du har blivit fel, håll fast vid dina vapen och bli inte nöjd tills problemet har rättats," betonas här av Margaret McCarthy i Letter Writing Made Easy. Tjäna respekten för brevets mottagare med ett artigt och rimligt tillvägagångssätt och du kommer mycket mer sannolikt att få problemet löst till din tillfredsställelse.