Hur man skriver en avdelningsrapport

En avdelningsrapport beskriver generellt målen och målen för rapporteringsperioden. Detta kan vara ett redogörande för finansiella detaljer, produktionsresultat, förslag och prognoser. Det innehåller utmaningar, framgångar, misslyckanden och rekommendationer. Olika organisationer kan kräva anpassade format. För långa rapporter kan en sammanfattning som skrivs i mindre teknisk jargong vara lämplig för toppledare och kunder som vill uppdateras om huvudpunkter / problem men inte läser hela rapporten. Samla information från alla delar av avdelningen. Håll information under lämpliga rubriker som överensstämmer med tidigare eller vanliga rapporteringsformat som gör det enkelt att komma åt läsarnas intresseområden.

Hur man skriver en avdelningsrapport

Markera viktiga prestationer, händelser, utveckling, framsteg och förutsägelser i introduktionsdelen. Nämna stora utmaningar, brister och begränsningar.

Beskriv detaljerna i målen / målen för rapporteringsperioden. Under varje mål / mål beskrivs framgångar och utmaningar, hur de hanterades och motiverade. Säg vilka system som infördes för att undvika / ta itu med liknande utmaningar i framtiden.

Sammanfatta viktiga produktionsuppgifter / utgångsnivåer i produktionsuppdateringsavsnittet. Jämför med tidigare rapporteringsperiod. Lägg till prognoser för nästa rapporteringsperiod. Stöd med visuella representationer som tabeller, diagram och diagram som passar.

Inkludera en sektion för pågående projekt. Beskriv höjdpunkter, utvecklingen inom rapporteringsperioden, svårigheter och begränsningar. Inkludera förväntningar och brister. Använd visuella representationer för information om inmatning / utgång, trender och förutsägelser.

Använd en separat sektion för nya aktiviteter och projekt som utvecklats under rapporteringsperioden. Behandla detsamma som för pågående projekt.

Inkludera en sektion om personal eller mänskliga resurser. Några nya anställdas statliga namn och funktioner. Nämna eventuella sysselsättningsminskningar och orsaker. Lägg till eventuella lediga platser.

Inkludera en sektion för träning och professionell utveckling. Nämna resurser, höjdpunkter och begränsningar. Inkludera fördelarna för avdelningen, anställda och organisation. Lägg till kommande möjligheter.

Inkludera en separat avsnitt om budgetering. Ange belopp som tilldelats, belopp som används, balansvinster och / eller brister. Använd standardbudgetformat för den aktuella organisationen. Använd tabeller, diagram och siffror efter behov.

Beskriv framtida projekt i en separat avsnitt om utsikterna, tillsammans med förväntad utveckling, resultat och förutsägelser. Inkludera mål och mål för nästa rapporteringsperiod.

Diskutera rekommendationer i en separat sektion. Gör förslag till förbättring, expansion och / eller utveckling. Inkludera nödvändiga resurser, budgetöverväganden och personaltillägg / minskningar om det är lämpligt.

Diskutera huvudpunkter på alla områden i sammanfattningen och slutsatserna. Inkludera stora prestationer, utmaningar, rekommendationer och förutsägelser.

Använd bilagan för att placera intresseanmärkningar, delrapporter och andra dokument som behövs för att stödja olika aspekter av rapporten. Inkludera alla långa databord / diagram.

Inkludera en sammanfattning som ska placeras före introduktionen. Skriv detta avsnitt efter att hela rapporten är klar. Sammanfatta viktiga punkter under de huvudrubriker som används i den större rapporten. Inkludera sammanfattning och slutsatser, rekommendationer, förutsägelser och signifikanta prestationer / förluster / händelser. Lägg inte till information som inte ingår i huvudrapporten.