Begreppen "projektkostnader" och "projektbudget" kastas ofta löst under projektplaneringsstadiet. Medan vissa tror att de två termerna är utbytbara, vet andra att det finns en skillnad mellan de två. Det är viktigt att projektledaren förstår betydelsen av dessa villkor och vet hur man använder dem ordentligt för att undvika förvirring när man hanterar projektet och kommunicerar med företagsledare om hur det går framåt.
Projektbudget
Termen "projektbudget" avser en budget som visar hur de pengar som ges till projektet kommer att spenderas. Det bryter ner de finansiella detaljerna om kostnader och inköp som behövs för att projektet ska lyckas. I budgeten visas till exempel arbetstagarlöner, inköp av maskiner, leveranser, verktyg och hyra för tillfälliga kontorslokaler. Projektledaren kommer med andra ord att kunna redovisa varje öre som spenderas på projektet.
Projektkostnader
Termen "projektkostnad" avser den totala summan av projektet i fråga kommer att kosta företaget. Ledande befattningshavare använder denna siffra för att göra ändringar i företagets övriga budgetar, till exempel driftsbudgetar, huvudbudget och kostnadsbudgetar för att göra plats för projektet i fråga. Den totala projektkostnaden beräknas genom att lägga upp de totala kostnaderna i projektbudgeten, så företagets ägare vet hur mycket man ska lägga undan.
Projektutveckling och förändringar
Den totala projektkostnadsplanen påverkas om projektbudgeten anpassas under projektets utveckling och genomförande. Projektet kan till exempel påverkas av oförutsedda omständigheter som dåliga väderförhållanden eller brist på arbetskraft på fältet. Budgeten kan ändras om maskinen bryter och behöver bytas ut. Om budgeten ändras efter att den har godkänts, anpassas också den övergripande projektkostnadsplanen.
Använda kostnader och budget
Företagsledare kommer att behålla de ursprungligen planerade projektkostnaderna och de slutliga projektkostnaderna för framtida planering. Skillnaden i kostnader kommer att visa var planeringen hade brister, vilket är fördelaktigt för framtida projekt. Det är också användbart när det gäller riskhantering och förebyggande åtgärder, så budgeten kan vara mer exakt för framtida projekt eller uppgifter.
