Dokumentkontroll används för att öka effektiviteten hos en viss organisation genom att styra versionerna av ett visst dokument som släpps. Detta säkerställer att alla har rätt versioner av ett visst dokument. ISO-standarder är en uppsättning internationella standarder som hjälper till att standardisera processer inom företagen och hjälper företag att behålla tillräckliga register enligt Intelex. Företagen måste förstå vilka standarder som gäller för deras specifika affärer och använda dokumentkontrollåtgärder för att säkerställa att dessa standarder följs.
Minimera papper
Dokumentkontrollen syftar ofta till att minska eller eliminera pappersdokument så att dokumenten har mindre inverkan på miljön och sänker företagskostnader, enligt Intelex.
Enkel åtkomst
Enkel åtkomst är också en viktig aspekt vid hantering av dokumentkontroll. Företagen kommer att ha enklare tid att hålla informationen uppdaterad om de exempelvis kan få tillgång till informationen från Internet.
kategorisering
Dokument måste organiseras i logiska kategorier. Genom att göra det kan lämpliga dokument för en given situation hittas. Dessa dokument organiseras ofta i kategorier som policy, procedur, arbetsinstruktion och blanketter och register, enligt 9000 World. ISO kräver att relevanta dokument finns tillgängliga vid behov.
Expertis
Dokument måste ses över omfattande innan de slutförs. I många fall bör dessa dokument ses över av mer än en individ, både för övervakning och för att säkerställa att misstag inte görs genom att ha ett extra par ögon för att fånga misstagen enligt 9000 World. Översynscykeln ska omfatta arbetstagare som är inblandade i de specifika dokumenten och cheferna som övervakar dem, eftersom de kommer att ha mer expertis och kommer att kunna förstå misstag. ISO kräver att dokument godkänns för tillräcklighet före utfärdandet.
Revisionsstatus
ISO-standarder kräver att dokument granskas och uppdateras vid behov. Villkoren i ett visst företag kommer oundvikligen att förändras, och uppdateringar måste läggas till i dokumenten när det är logiskt. Revisionsstatusen måste placeras på dokumentet, enligt 9000 World. Dessa statuser inkluderar utkast, granskning och godkännande. Föråldrade handlingar som förvaras av företaget av någon anledning måste identifieras som föråldrade.
Läsbarhet
Dokument måste alltid vara läsbar och tillgänglig för dem som behöver dem, enligt 9000 World. ISO kräver att dokumenten uppdateras när de får slitage eller skador.
Distribution
Inte bara bör dokument som härrör från ett företag kontrolleras, men de dokument som härrör från landet bör också kontrolleras enligt 9000 World. Många dokument, såsom användardokument för produkter och maskiner som ägs av företaget, måste tydligt markeras och distribueras till rätt personer i företaget.
