Lön behandling är en detaljerad uppgift som kräver solid matematisk och problemlösning färdigheter. Arbetsgivaren eller lönearbetarna måste se till att alla anställdas lönecheck är korrekta och aktuella. I många fall måste de interagera med chefer och handledare för att se till att alla inom företaget förstår lönesamlingsprocedurer. För att effektivt kunna utföra sina uppgifter bör löntagspersonalen utforma ett effektiviserat lönesystem, vilket inkluderar dokumentation av kritisk löninformation.
Dokumentation av löneprocedurer
Dokument tid klocka och tidskort förfaranden. Många företag med timmars anställda kräver att de stansar en klocka; andra kräver att de fyller ett tidskort. Betalningen av timmars anställda är baserad på deras timmar som visas på deras tidskort; Därför måste alla tidskort eller tidskortsändringar som implementeras, rapporteras till alla anställda skriftligen. Du kan antingen skicka ett meddelande till cheferna / övervakarna, eller du kan skicka dem en tryckt version av ändringarna. Cheferna / övervakarna ansvarar för att vidarebefordra alla nödvändiga förändringar till sina anställda.
Skriv ut en årlig lönekalender. Innan slutet av varje år, noggrant kontrollera datum för det kommande året för att bestämma vilka datum lönebearbetning kommer att inträffa. Notera helgdagar, helgdagar och andra företagsresor. Använd olika färger för att markera inlämningsdatum för tidskort och lönebytesändringar och faktiska betalningsdatum. Ett professionellt utskriftsföretag kan hjälpa dig med att skriva ut dessa kalendrar. Fördela löne kalendern till alla chefer / chefer.
Håll ett standardbetalningshäfte för löneavdelningen. Häftet ska innehålla alla lönebehandlingssteg. Till exempel, om ditt företag har ett veckovis löneskema, formulera broschyren så det preciserar exakt hur behandlingen av den tvåveckade löneskalan sker från början av löneperioden till slutet. Detta steg är särskilt effektivt när du tränar ny lön personal.
Inkludera rapporterings- och kontrollhanteringsprocessen i häftet. När lönecheckningarna har skrivits ut eller överföringen av den direkta insättningsfilen till banken har inträffat är löneprocessen fortfarande inte fullständig. Dokumentera dessa steg, till exempel utskrifts- och arkiveringslönregister och skatterapporter, samt namnen på de personer som du kommer att skicka lönecheckarna till. När informationen ändras med tiden uppdaterar du broschyren och ser till att alla i löneavdelningen har en kopia.
Se till att varje medlem av löneförvaltaren förstår sin roll. Dokument och ge dem en kopia av sina specifika arbetsuppgifter för att se till att de är medvetna om sitt ansvar under löneförädlingsarbetet.
