Hotellbokföringsprocedurer hjälper ett företag inom gästbranschen att förbereda exakta bokslut som överensstämmer med regler och redovisningsprinciper. Dessa föreskrifter inkluderar internationella redovisningsstandarder (IFRS) och amerikanska redovisade redovisningsprinciper (GAAP). De relaterar också till Securities and Exchange Commission (SEC) och Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) regler.
Intäkts- och kostnadsåterkänning
SEC- och PCAOB-reglerna kräver att ett värdeskapsföretag etablerar adekvata och funktionella kontroller i system för intäkts- och kostnadsigenkänning (inspelning). Intäkter är inkomst som ett hotell genererar genom att tillhandahålla tjänster eller hyra rum. Exempel på intäktsposter inkluderar gästbokningsavgifter och rumsavgifter. En hotellkonsulent krediterar ett inkomstkonto för att öka beloppet och debiterar det för att minska kontosaldot. En kostnad är en kostnad eller förlust som ett hotell inträffar i att tillhandahålla tjänster eller hyra rum. Kostnaderna kan relatera till löner, kostnaden för mat och dryck och verktyg. En hotellbokförare debiterar ett kostnadskonto för att öka beloppet och han krediterar det för att minska kontosaldot. Ett gästfrihetsfirma redovisar intäkter och kostnader i resultaträkningen.
Asset and Liability Recording
En hotellansvarig måste genomföra adekvata riktlinjer i system för tillgång och skuldregistrering, eftersom tillgångs- och skuldposter anger företagets finansiella soliditet. Dessa poster speglar ett företags rörelsekapital eller kortfristig kontantillgång (rörelsekapitalet motsvarar kortfristiga tillgångar minus kortfristiga skulder). En tillgång är en resurs som ett hotell äger, såsom kontanter och lager (kortfristiga tillgångar) eller fastigheter och maskiner (långfristiga tillgångar). En skuld är en skuld som hotellet måste betala när det är förfallet eller ett ekonomiskt löfte som det måste hedra i tid. En kortfristig skuld är en skuld som ett gästfrihetsfirma måste betala tillbaka om ett år eller mindre, medan en långfristig skuld förfaller efter ett år. En hotellbokförare debiterar ett tillgångskonto för att öka beloppet och hon krediterar det för att minska kontosaldot. Det motsatta gäller för ett skuldkonto. Ett hotell redovisar tillgångar och skulder i balansräkningen.
Ekonomisk rapportering
Redovisningsregler och förfaranden, såsom US GAAP och IFRS samt SEC och PCAOB-regler, kräver att ett gästfrihetsföretag rapporterar "rättvist" och slutför bokslut i slutet av varje kvartal eller år. I hotellbokslutsterminologi betyder "rättvis" korrekt eller objektivt. En komplett uppsättning finansiella rapporter innehåller en balansräkning (annars kallad redovisning av finansiell ställning), resultaträkning (resultaträkning eller resultaträkning), kassaflödesanalys och eget kapitalräkning (även kallad redovisning av kvarhållen vinst).
