Front office procedurer bör skräddarsys för att passa din verksamhet. Till exempel kommer en medicinsk eller tandläkarutbildning att kräva olika förfaranden än ett advokatbyrå, insamlingsbyrå, frisörsalong eller fabrik. Ta dig tid att utveckla en grundlig checklista som tar upp viktiga mål och målsättningar för front office.
Grunderna
För företag som får stadig klienttrafik ska kontorsförfarandena återspegla den övergripande affärsmiljön. En varm och inbjudande verksamhet kommer att betona det viktiga att le och upprätthålla professionell telefon etikett. Medicinska eller dentala kontor är starkt beroende av stadig patientflöden. Därför bör kontorskontoret vid en klinik ha tillräckligt med insatspersonal för att kontrollera patienterna, svara på patientfrågor personligen och via telefon och hantera patientavvik, inklusive betalning och schemaläggning av uppföljningsförfaranden. Överväg att arbeta med en telefonservice för hantering av kundsamtal efter kl.
schemaläggning
En viktig del av att driva ett framgångsrikt frontkontor innebär hantering av affärsutnämningar. Front office anställda bör kontakta klienter dagen innan deras möte och bekräfta den schemalagda tiden. Skapa en avbeställnings- eller anmälningslista så att du kan schemalägga andra möten för att kompensera för tappade. Front office anställda på ett hotell borde bibehålla exakta rumsrekord, eftersom det direkt påverkar rumsservice och hushållsverksamhet. Frontbyråns anställda på grundskolan, mellanhögskolan och högskolan bör behålla exakta studentrekord, inklusive de som rör studentfrånvaro och besökare.
förbättringar
Kontinuerligt utvärdera kontorsrutiner. Om du hittar utrymme för förbättringar, skapa och genomföra lämpliga strategier. Om kontoret är överväldigt med samtal och inte alltid kan erbjuda utmärkt kundservice, överväga att byta telefonsystem (t.ex. med hjälp av ett datortelefonsystem) eller använda snabbmeddelandeknologi för att mäta personalens tillgänglighet. Bedöm om huruvida din front office case management kan förbättras genom att gå papperslös.
