För att effektivt hantera ett medicinskt kontor måste en omfattande och tydlig procedur utvecklas och genomföras som handlar om en liten övning eller stor klinik som adresserar nödvändiga uppgifter och ansvarsområden. Kontorsförfaranden bör belysa olika anställdas uppgifter, till exempel beskriva vad receptionister ska göra när kontoret öppnas och stängs. Du borde förstå hur det medicinska kontoret arbetar för att skräddarsy rutiner på lämpligt sätt.
Grunderna
Kontorsförfaranden bör förmedla hur man ska interagera med kunder. Relevanta ämnen inkluderar vanliga klienthälsningar (t.ex. personligen och över telefonen), ledningen missnöjda eller arg klienter, klient konfidentialitet (t.ex. HIPAA-föreskrifter) samt mötesinställningar och anmälan. Starka kundservicekunskaper krävs för de flesta medicinska kontorsanställda. Således bör förfarandena skilja "bra" från "otillräcklig" kundservice. Standardprocedurer vid nödsituationer eller naturkatastrofer, som eld eller översvämning, behövs. Skapa en separat anställningshandbok för att diskutera politik om klädkod, närvaro, sexuella trakasserier, löner, semester och förmåner.
Uppgifter
Ett framgångsrikt medicinskt kontor hanterar sina patientregister effektivt. Backupprocedurer bör vara obligatoriska för papperslösa kontor (t ex med patientinformation lagrad online eller på ett datorprogram). Front office manualen måste förklara hur man skapar, uppdaterar och lagrar kundrekord. Handboken bör också innehålla procedurer för hur man gör poster inaktiva, till exempel när patienter flyttar. En annan viktig aspekt innebär läkarkalender. Till exempel, genom att schemalägga två patienter varje timme, kan en läkare ha 20 till 30 minuters ledig tid. Förfarandena bör förklara hur man schemalägger ett lämpligt antal patienter varje timme och dag. Procedurer kan också visa ett vanligt sätt att tilldela examenrum.
Fakturering
Första medicinska kontorsförfaranden bör beskriva hur man samlar in betalning från patienter. Om en patient använder försäkringar bör rutinerna förklara vilken information som behövs för att verifiera försäkringen och att samla in en betalning, om det behövs. Förfarandena bör förklara huruvida man ska få betalt före eller efter besöket när en patient betalar ur fickan. Beskriv också de nödvändiga åtgärderna för att få aktuell ersättning för försäkringsanspråk. Till exempel, förklara vem som ska koda eller identifiera medicinska procedurer för patientrekord samt fakturering. Förfarandena bör ange hur man hanterar förfallna konton, t.ex. de som är kvarstående i 6 månader eller 1 år.
