Så här ställer du in en svärm

Att genomföra en tomt kan vara ett spännande sätt att samla in pengar till ditt filantropiska projekt, klubbtur eller annan speciell aktivitet. Vanligtvis ger en gruppaktivitet, en tomgång volontärer ett sätt att hjälpa deras orsak och låter en eller flera anhängare ha det roliga att vinna. Följ stegen nedan för att göra en lyckad tomten.

Första stegen

Bestäm om din organisation har rätt att samla in pengar via en tomgång. Om du och de andra medlemmarna i en självständig rekreationsklubb väljer att göra en tomt bland er själva, är detta inte ett övervägande. Om du emellertid vill hämta pengar genom att sälja biljetter till icke-medlemmar, det vill säga allmänheten, måste du kontrollera lokala och statliga lagar som reglerar handel och ibland spelar.

Ta reda på vilken typ av regelverk du behöver samla in och redogöra för pengar. Lokala och statliga lagar reglerar hur du gör det här. Kontrollera om din organisation behöver en viss skattebefriad status för att hålla en tomten.

Bestäm inställningen hos någon större grupp du är ansluten till mot tomten. Om din grupp är ett kapitel i en större organisation, kontrollera stadgarna för att vara säker på att du överensstämmer. Vissa religiösa valörer och nationella samhällsorganisationer förbjuder tomter, av etiska skäl som är relaterade till spelande eller som en del av deras större samhällstjänstuppdrag.

Organisera din tomgång

Bestäm hur mycket pengar din grupp vill höja. Detta bestämmer hur du hittar priser, schemalägger och publicerar din tomten och säljer tillräckligt med biljetter. Om till exempel ditt huvudsyfte är att hedra en begåvad hantverkare genom att raffla bort sin vackra täcke på din årliga basar, behöver du bara ett fåtal personer för att få din tomt att hända. Raffling en bil för att öka ett stort bidrag till en förälderorganisationens nationella kampanj tar fler människor och mer planering.

Skapa ett schema som dina volontärer kan mötas. Tillåt tid att hitta priser, skriva ut biljetter och publicera ditt projekt till samhället. Se till att frivilliga förstår sitt ansvar och kommer att kunna utföra dem. Skapa ett sätt att samla in och redovisa pengar innan du börjar med andra aktiviteter. Du måste också fastställa reglerna för din publicitet: biljettköpare måste känna till formålet med lotten, tid och datum för ritningen och hur vinnarna kommer att bli underrättad. Denna information ska visas i meddelanden, pressmeddelanden och affischer samt dina biljetter.

Tilldela volontäransvar och vara beredd att ge dem stöd om de behöver det. Även om du kanske har etablerat en kommitté som är officiellt ansvarig för att leda tomten, se till att alla andra medlemmar i gruppen är välinformerade och uppmuntrade att delta. En volontär som har en olycka eller plötslig sjukdom kan behöva säkerhetskopiera. Att få alla dina volontärer involverade i tomten på något sätt gör det lättare att ersätta en kommittémedlem eller utöka ansvaret än att låta generellt ledamöter lämna uteslutande arbete till utskottet.

Bestäm om du behöver pengar för att samla in pengar och skapa en budget. Detta bör inkludera tryckkostnader för biljetter och affischer, porto för all reklam som skickas via post, transport för priser om det behövs och eventuella gästomkostnader relaterade till din raffelritning. Upprätta en metod för att ersätta volontärkostnader utan kostnad. Till exempel: Din organisation har fått en go-cart för att tappa till ditt ungdomsprogram. Detta är ett fantastiskt pris - men se till att du vet hur priset kommer att vinna vinnaren! Du måste vara specifik: donatorn kommer att leverera gratis en frivillig kommer att göra det om du betalar gas för sin lastbil; eller vinnaren måste göra sina egna arrangemang.

Få resultat

Kontrollera ofta med volontärer under publicitets- och biljettförsäljningsperioden. Se till att ordet kommer ut, svara på eventuella frågor eller förvirring och se till att pengar samlas in och sättas omedelbart. För det mesta, se till att dina volontärer vet hur mycket deras arbete är värderat.

Gör din ritning som planerad. Om du gör det till en speciell händelse, kanske du vill ge förfriskningar för dem som deltar. Bjud in dina prisgivare. Se till att alla dina volontärer vet exakt när ritningen är och vem vann.

Planera ett sätt att tacka dina volontärer för deras hårda arbete. Skriv varje en bokstav, ge dem en liten tackgåva eller kasta ett tackfest. Du har uppnått ditt mål med en stor tomt. Erkänn ditt frivilliga arbete, och de kommer att vara redo att hjälpa till med nästa händelse.