Styrning av pengar i din verksamhet innebär flitig bokföring och säkerhet. På uppsidan är, enligt US Small Business Administration, kontanttransaktioner mindre föremål för bedrägerier, avgifter, väntetider och betalningsfel. På nackdelen kan kontanter som inte är väl kontrollerade locka till större granskning från IRS och kriminell frestelse från anställda och andra. Att tillämpa flera metoder för intern kontantkontroll kan hjälpa till att minimera risker.
Vetting anställda
Kontantkontroll börjar med människor. Anställda som hanterar kontanter eller likvida medel inklusive kontroller och kreditkortssedlar - bör noggrant bedömas. Kriminalregister, läkemedelsscreening och verifiering av tidigare anställning kan vara delar av vettingprocessen. Enligt en Journal of Management och Marketing Research rapport om konsekvenserna av brottslighet i affärer, "Bakgrundskontroller bör också innehålla en kredit historia rapport som vissa anställda kan tillgripa embezzling företagsfonder när finansiella påtryckningar från narkotikamissbruk, äktenskapsbrott, spel eller medicinska utgifter verkar oöverstigliga."
Dokumentation av transaktioner
Att behålla kvittotransaktioner möjliggör korrekt bokföring och uppfyller IRS genom att skapa det amerikanska handelsdepartementet kallar en "obestridlig revisionsspår." Numrerade, tvådelade kvitton är idealiska eftersom de tillåter dig att ge en kopia av kvittot till din kund och behåll den andra kopian för dina poster. Regelbunden räkning av kassaregister kan bidra till att säkerställa noggrannhet. Utskriftsräknare och kvitteringsböcker kan också vara användbara vid dokumentation av kontanttransaktioner.
Segregerande uppgifter
En del av den interna kassakontrollen sätter mer än en person som ansvarar för kontanterransaktionsrevision. Yale Universitets egna regler för avskiljning av arbetsuppgifter kräver att ingen person ska vara ensam ansvarig för hantering av initiala kontanttransaktioner, lagring av poster, försoning av saldon, transport eller deponering av kontanter och godkännande av bokföringen. Enligt Yale University, "När dessa funktioner inte kan separeras, krävs en detaljerad övervakning av relaterade aktiviteter som en kompensationskontrollaktivitet."
Säkra pengar
Att installera videokameror och använda droppklockor för att spara pengar är metoder för att skydda pengar på punkter där transaktioner äger rum. Att tilldela en anställd och en handledare tillsammans för att hantera ditt företags säkerhet eller göra bankdepositioner är en metod som skyddar pengar före och under transiteringen. Avstämning av kontanta kvitton med bankinspektionsposter dagligen och genomförande av månatliga recensioner av företagets övergripande bokföring är sätt att du kan hålla vaksamma ögon på interna kassaposter och avskräcka problem med IRS.
IRS Tips
Enligt IRS: "Om du, under en tolvmånadersperiod, får mer än $ 10 000 kontant från en köpare till följd av en transaktion i din handel eller verksamhet, måste du anmäla det till Internal Revenue Service (IRS) och FinancialCrim Enforcement Network (FinCEN) på formulär 8300. "Företag har 15 dagar från dagen för mottagandet av en kontant transaktion på $ 10.000 eller mer till fil Form 8300 med IRS.
