Dokumentation är en del av det dagliga livet i den personliga, finansiella och allmänna datainsamlingen, och det är följaktligen bara lämpligt att regelbundna revisioner utförs på metoderna för hantering av dokument. Revisionen visar vilka åtgärder som genomförs, metoder som bör ändras och sätt att göra sådana förändringar.
Anskaffningsförfarande
En organisation bör regelbundet kontrollera om dess förfarande för upphandling av handlingar följs. Revisionen kan visa om organisationen för närvarande har en metod att hantera dokumentation, om nödvändiga dokument är godkända av behörig personal och hur effektivt dokumentförändringar hanteras. Denna del av revisionen kan också visa hur tillgängliga dokument är.
Dokumentlagring
Dokument kan lagras som hårddisk eller datoriserade filer. Revisionen kan visa om lagringssystem är uppbyggda enligt organisationens behov. Revisionen ska också visa hur länge både hårddisk och datoriserade dokument hålls på fil. Revisionen måste avgöra om dokumenten hålls i gott skick och skyddas mot skador, försämringar eller förluster.
Beskrivning av dokument
Granskningen ska verifiera hur dokument beskrivs i en organisations arkivsystem. Dokumentation kan anges med namn, nummer eller i beskrivande form. Ett dokument kan ha en kort, relevant beskrivning för att göra det enklare att hitta. Revisionen ska visa om dokument är inlämnat systematiskt med versionsnummer och revisionsdatum.
