Genom att skapa ett spårarkalkylblad för att registrera kostnadsbesparingar och kostnadsundantag kan din organisation rapportera exakt både "hårda" och "mjuka" besparingar. Hårda besparingar visas som en lägre kostnad jämfört med föregående år. Mjuka besparingar är mindre konkreta och kan innebära att man förhandlar om en lägre ökning av kostnaden från en leverantör eller "fri" utbildning som medför en höjning av takten. Att utveckla ett kalkylblad för att spåra besparingar är avgörande för att ge incitament till de som ansvarar för inköp.
Föremål du behöver
-
Kalkylprogram
-
Tidigare rörelsekostnader
-
kontrakt
Koncernens driftskostnader i logiska kategorier. Kategorier kan vara per typ, till exempel gruppering av alla verktyg tillsammans. Om flera anställda är ansvariga för inköp, gruppkostnader av ansvarig person.
Skriv in rubriken "Utgifter" i den första cellen i kalkylbladet. Under, ange namnet på en kategori och ange sedan utgiftsnamnen i cellerna nedan. Upprepa för varje kategori.
I nästa kolumn skriver du in kolumnrubriken "Aktuella" och år. Under det anger du de dollar som används i cellen till höger om varje kostnadsnamn. Märk nästa kolumn "Justeringar" och ange eventuella kontraktsförhöjningar eller minskningar i samma utgiftsrad som den gäller. Märk nästa kolumn "Benchmark" och skriv in en formel för att multiplicera Faktiska belopp med en plus justeringen: (Faktisk * (1 + Justering)).
Identifiera den mängd varor som producerades förra året och den planerade produktionen för nästa år. Skriv in "Per Unit" längst upp i nästa rad. För alla tillämpliga utgifter som material och arbetskraft, ange en formel för att anpassa referensvärdet till de nya kvantiteterna: (Benchmark / Mängd förra året * Mängd i år).
Skriv in "Aktuella" och det aktuella året i den övre raden i nästa kolumn och lämna det tomt tills faktiska utgifter är kända. Titel nästa kolumn "Skillnad". För varje kostnad, ange en formel som subtraherar årets faktiska kostnad från numret i referens kolumnen.
Efter varje kategori lägger du in två tomma linjer. På den första raden skriver du in "Subtotal." I cellen bredvid den skriver du in en formel för att lägga till alla utgifter i den kategorin tillsammans och kopiera den över alla kolumner i kalkylbladet. Efter den sista kategorin skriver du in "Total" i den första kolumnen och i cellen bredvid den, anger du en formel för att lägga till alla kategorier av subtotaler tillsammans. Kopiera detta över alla kolumner i kalkylbladet.
Ange kostnader när nya kontrakt tecknas eller faktiska fakturor tas emot. Lägg till ytterligare rader för eventuella nya utgifter eller logga in kostnadsbesparingar.
tips
-
Förbättra totalkostnadsägandet genom att på förhand bestämma hur besparingar ska belönas. Viktiga beslut är om anställda ska belönas på nettosparande för alla sina utgifter och hantering av immateriella besparingar som påverkar en annan kategori. Justeringskolumnen kan också användas för att ställa in mål. Att ange den önskade besparingsprocenten för varje kategori kommer att skapa riktmärken för varje kostnad. Var noga med att inkludera processförbättringar som leder till lägre driftskostnader eller minskad arbetstid.
