Programvarupaket som SAP har gett företag ett kraftfullt sätt att spåra finansiella och operativa data, uppdatera det i realtid och göra kurskorrigeringar om det behövs. Programvaredatabaser har fortsatt att utvecklas och förbättras, med ökande möjligheter att spåra och rapportera om nästan vilken typ av affärsverksamhet eller verksamhet som helst. Användare måste dra nytta av träning och handledning för att få ut mesta möjliga av dessa system och arbeta genom dem för att maximera effektiviteten och informationsflödet.
Förstå SAP-funktionen och hur den lagrar data. SAP-systemet är ett mångdimensionellt databasprogram. Stort företag använder det för att hantera många av företagets pågående funktioner med ett mjukvarupaket. SAP används av företag som en ERP- eller företagsresursplanering, lösning för att hantera många av de viktigaste funktionerna i verksamheten i realtid. Kvaliteten på data beror på aktuella och korrekta uppgifter.
Lär dig hur SAP har skräddarsys för ditt företag för att förstå hur bokföringsposter strömmar. SAP är mycket anpassningsbar, med vissa funktioner som, en gång ändrats, påverkar hela systemet. Dessutom kan varje specifik modul i SAP konfigureras för att passa behoven hos en viss organisation. Av denna anledning tenderar SAP-handledning att vara något företagsspecifik och skapas vanligtvis av IT-teamet eller tillhandahålls av SAP-konsulter.
Följ hela transaktionen du vill spela in och kontrollera om uppgifterna redan gjordes automatiskt. SAP lagrar information för alla moduler i en databas, vilket möjliggör realtidsuppdateringar på många olika delar av informationen samtidigt. Produktionsplaner drivs till exempel av försäljningsaktivitet och redovisningsposter sker automatiskt som ett resultat av produktions- och försäljningsuppgifter.
Bli bekant med företagets specifika SAP-version innan du försöker spela in några poster. SAP innehåller flera olika moduler. Inte alla företag använder varje modul och det kan påverka hur inmatningar görs. Modulerna omfattar arbete i lager, och redovisningsmodulerna innefattar ekonomisk redovisning och kontroll. Detta omfattar automatisk rapportering och hantering av leverantörsskulder och fordringar tillsammans med andra ledger-underkonton definierade av organisationens kontoplan. Journalen poster skrivs automatiskt som försäljning och betalningar tas in i systemet. Den kontrollerande modulen hanterar företagets kostnads- och intäktsflöde, med uppdateringar som sker automatiskt också. Andra moduler omfattar kapitalförvaltning, projektplanering, arbetsflöde, personalresurser, materialhantering, produktionsplanering och försäljning och distribution.
Förstå att vissa handledningar kan vara lite generiska. Den ekonomiska redovisningsmodulen är typiskt konfigurerad för att tillgodose behoven hos ett visst företag. Varje företag har sitt eget unika lista över konton, avdelningar och kostnadscenter. Dessutom använder inte alla företag samma typer av funktionalitet i programvaran. Vissa företag kan exempelvis ha exportförsäljning, vilket skulle innebära att man ställer in exportkundskonton och lägger till ett nytt inkomstkonto för att specifikt spåra intäkterna från exportförsäljningen. SAP-implementeringslaget, oavsett om det är anställt av företaget eller som utomstående konsulter, borde ge handledning och utbildning för varje SAP-modul.
Granska online källor för allmänna handledning och information. Online källor ger handledning för redovisning och andra moduler, även om de kan vara inriktade på en annan typ av verksamhet. Till exempel tillhandahåller University of Scranton en online handledning för de finansiella redovisnings - och kontrollmodulerna, tillsammans med andra moduler i SAP.
