Federell arbetsrätt kräver att arbetsgivarna ska hålla exakta uppgifter om arbetstagarens arbetstid. Att ha anställda hålla koll på sina timmar med ett tidskort, oavsett om man använder en klocka eller ett handskrevet dokument, kräver att en arbetsgivare följer vissa regler som anges i Fair Labor Standards Act (FLSA).
Journalföring
Informationen som registreras på ett anställd tidskort ses som ett officiellt dokument. Den exakta informationen som ska sparas på posten är inte strikt utspeglad, men US Department of Labor föreslår att hela datumet för de arbetade dagarna med tiden in och timeout anges tydligt, tillsammans med de totala arbetade timmarna för varje dag. Tidskort för varje anställd bör sparas på fil i minst två år. Arbetsgruppen kräver arbetsgivare att hålla arkiv tillgängliga för inspektion. Håll posterna på en lättillgänglig plats eftersom du kan bli ombedd att lämna ytterligare information utifrån de uppgifter som anges på varje tidskort. Håll en anställdes register i två år, även om den personen inte längre är anställd av dig.
Över tid
Noggrann registrering av arbetade timmar genom att använda ett tidskort är avgörande för att avgöra om dina anställda beror på övertidslön. Arbetstagare har rätt till extra lön för alla timmar som rapporterats på ett tidskort som överstiger 40 i en given arbetsvecka. FLSA beskriver en arbetsvecka som sju på varandra följande 24-timmarsdagar, som kan börja på vilken dag i veckan du väljer, eller totalt 168 kontinuerliga timmar. En anställd måste betala, minst, en hastighet på 1 1/2 gånger vad som helst för sin normala timpris för varje timme övertid. Vissa arbetstagare är undantagna från övertidsregler, som vissa typer av säljare, verkställande och professionella anställda, lantarbetare och andra. Se länken i resursdelen nedan för mer information om anställningsbefrielser.
Skriftlig policy
Utveckla standarder som du förväntar dig att anställda ska följa när det gäller inspelning av timmarna som de arbetar, till exempel exakt start- och sluttider, antal timmar de måste arbeta varje dag och hur mycket tid som ges för raster. Se till att varje arbetare vet att falsk inspelningstid de har arbetat eller med avsikt att stansa en medarbetares tidskort, är förbjuden. Stava ut vilken disciplinåtgärd du kommer att vidta om dessa förfaranden inte följs, upp till och med eventuell uppsägning. I händelse av att en anställd utmanar dig juridiskt över den tid de har betalats för, kommer att ha en lång väg att hjälpa din sida av argumentet med riktlinjer som förklarar din procedur för att dokumentera arbetad tid.
