Om du är i en kommitté och behöver skapa en rapport för att diskutera ditt möte är det viktigt att du är beredd på mötet och förstår grunderna för hur man skriver en kommittérapport. Följande steg kan ta dig från början till slut och du kommer att få en fullständig rapport redo för att ge personen eller gruppen övervakning av utskottets framsteg.
Ta med en penna och papper eller en bärbar dator med dig till ditt utskottsmöte. Registrera datum, tid, deltagare, inklusive titlarna och längden på mötet. Skriv ner ämnena på agendan och vad som kan ha diskuterats utan en viss tid. Notera vem enades om och vem som var oense, anledningen och andra viktiga uppgifter som inträffade under mötet. Om en kommittéämne inte godkändes och utskottet beslutade att diskutera diskussionen till ett kommande möte, se till att du noterar det och när utskottet kommer att träffas om ämnet igen.
Utveckla en rapport från dina anteckningar som granskar mötet i större detalj och ge all information i ett organiserat format. Du kanske vill börja med en försättsblad som innehåller datum, tid, mötesperiod och vem som deltog.
Fortsätt genom att skriva det första ämnet på utskottsmötet, samt detaljerad information om vad som diskuterats och vad som beslutades, inklusive information om utskottets röster. Gå igenom varje ämne och gör detsamma. Beroende på vilken typ av kommitté och anledningen till mötet kan du inkludera potentiella riskfaktorer om en åtgärd inte följs genom eller om en åtgärd inte är bestämd. Skriv när utskottet kommer att träffas igen. Skriv en lista över dem som kommer att få rapporten längst ner på listan.
Läs igenom rapporten för att försäkra dig om att dokumentet är ledigt utan skillnad och grammatiska fel. Kontrollera utskottets rapport för att se till att innehållet är korrekt och kontrollera tillbaka med dina anteckningar. Ändra dokumentet efter behov innan du slutför en fullständig mötesrapport.
Kopiera och skicka rapporten till deltagarna samt styrelsen, andra utskott, chefer eller andra om relevanta.
tips
-
Om du föredrar att spela in mötet, se till att du har behörighet för varje utskottsmedlem innan du spelar in mötet.
Varning
Undvik att sätta in information i rapporten som kommer av ämnet för att undvika fyllmedel och hålla sig till fakta. Om någon i utskottet började tala om sina barn, till exempel, ta inte med det om det inte rör något arbete som utskottet gör, till exempel ett läsprogram för barn.
