Många företag som inte är kontobaserade bär kundfordringar i sina böcker. Dessa är belopp som kunderna är skyldiga för företaget och redovisas vanligtvis som intäkter i resultaträkningen. Denna process kan vara utmanande, och ofta mottas pengar som inte enkelt kan tillämpas på ett kundkonto. Förfaranden inom detta område anger tekniker för att göra arbetet mer strömlinjeformat och mindre tidskrävande.
Förfarande 1: Inlåningsfonder
Inbetala alla kontroller och mottagna pengar, även om de inte kan identifieras med kunder i kundfordringssystemet. Betala kreditkortbetalningar snabbt också. Du kan göra en anteckning i depositionsavgiften avseende den oidentifierade kontrollen för att dokumentera situationen. Kopior av insättningsblanketter är vanligtvis tillgängliga online, men inte insättningsobjekten. Gör kopior av de saker som inte kan identifieras genast och arkivera dem efter mottagningsdatum.
Förfarande 2: Forskning
Ta upp filen med de äldsta objekten och arbeta med dem först. Försök att hitta liknande namn i systemet; Kundnamnet kunde ha felstavats. Du kan söka efter alla öppna fakturor som matchar betalningsbeloppet eller en annan specifik detalj om betalningen. Vissa redovisningsavdelningar har filer på oidentifierade objekt som har lösts så att om du får en annan check från samma kund behöver du inte slösa bort din tid med identifieringsproblem.
Förfarande 3: Kontaktförsäljningsavdelning
Kontakta försäljningsavdelningen och fråga om betalningar som inte kan matchas i systemet. Eftersom fordran härrör från försäljningsavdelningen kommer försäljare sannolikt att komma ihåg försäljningen och kunna ge dig någon användbar information.Pengarna kan vara för en förskottsbetalning vid en försäljning som ännu inte är erkänd och om så är fallet måste försäljningsavdelningen skapa kundfordringar i systemet. Om du får reda på att medel har mottagits för en försäljning som inte är kopplad till försäljningsavdelningen, informera den berörda avdelningen och bokföringschefen.
Förfarande 4: Särskilt konto
Skapa ett specifikt generaldirektkonto som ska användas för oidentifierade fordringar. Detta konto skapas ofta som en skuld med ett kreditbalans. När du får en okänd betalning debiterar du kontanter och krediterar det oidentifierade fordringskontot. När du väl har identifierat vilken kund du vill använda pengarna till, kan du vända journalposten och ange uppgifterna i den mottagande modulen. Alternativt kan du använda ett kreditnota för att kreditera fordran och att nollställa skulden.
Förfarande 5: Kontakta kund
Om en fordran inte kan hittas inom försäljningsavdelningen är nästa steg att kontakta kunden och försöka få information om försäljningen. Ibland kan en småföretagare använda sitt eget namn för försäljningen men betalar med en företagscheck som inte kan matchas med något konto. Om ett telefonnummer inte finns på checken kan du behöva använda Internet för att hitta kontaktinformation. Var noga med att få kontrollen eller en kopia av kontrollen framför dig när du pratar med kunden så att du kan ge så mycket information som möjligt.
Förfarande 6: Ny fordran
Om du efter en rimlig tid fortfarande inte kan hitta kunden i ditt system, fråga regulatorn om tillstånd att skapa en ny fordran i systemet, lägga till en anteckning om situationen och tillämpa kontrollen mot det här nya kontot. Beroende på beloppet av checken är det inte värt att spendera mer än en timme eller så, och försöker att använda pengarna på lämpligt konto. Om du har för många av dessa saker, träffa försäljningsavdelningen för att avgöra vad som ligger bakom det här problemet och försök att åtgärda det.
