Informationshantering är en mycket viktig del av kunskapsinriktade företag under 2000-talet. Informationshantering gör att organisationer kan bli effektivare genom att dela informationen i hela företaget. Detta ber en organisation att fungera som ett team, där varje medlem har tillgång till andras kunskapsbas. Informationshantering är dock sällan problemfri. Typiska utmaningar är att samla in informationen, göra den tillgänglig och se till att den används.
Samla in information
Utan att samla in information är det omöjligt att dela det. Information kan samlas på olika sätt. I detaljhandeln rapporteras försäljningsuppgifter från enskilda butiker tillbaka till företagets huvudkontor, som kan dela denna information med alla filialer. Detta kan hjälpa de enskilda butikerna att förstå trender i konsumenternas efterfrågan. I branschen för professionell service är det vanligt att anställda fyller i enkäter om det arbete de utför och deras kunders behov. Det som är viktigt är att se till att uppgifterna som samlas är både relevanta och korrekta.
Ger information tillgänglig
Att göra information tillgänglig är en utmaning som ofta orsakar svårigheter för organisationer. Det är en sak att samla in information men helt annat för att göra den tillgänglig. En teknik är att öka personlig kommunikation genom att använda interdepartmentella lag. Detta uppmuntrar människor att dela sin personliga kunskap med andra. En annan metod för att dela information är genom teknik. Databaser kan ge information till människor över en organisation. Detta gör det möjligt för ett internationellt företag att få tillgång till detaljer om marknader runt om i världen. Databaser innebär emellertid betydande finansiella investeringar för att lyckas.
Säkerställa att information används
Om information samlas in och görs tillgänglig, är den enda återstående utmaningen säker på att den är tillgänglig och användbar. För att säkerställa att information är tillgänglig är det bäst att utveckla informationsdelningstekniker som är enkla och enkla att använda. En databas, till exempel, ska vara användarvänlig. För att säkerställa att information faktiskt används är det viktigt att visa anställda att det finns konkreta fördelar med att använda tillgänglig information.
