Vi använder affärsbrev nästan varje dag i våra transaktioner.Har du dock någonsin tagit en stund att tänka på definitionen av ett företagsbrev? Denna allestädes närvarande kommunikationsform har en hel del funktioner som vi använder varje dag, men vi tänker inte ofta på deras specifika konventioner.
tips
-
Affärsbrev är formella och används i företagskorrespondens.
Affärsbrev Definition
En affärsbrev är en av de många typerna av bokstäver där ute. Det är helt enkelt en speciell form av formell brev som avsändare och mottagare använder för att överensstämma med varandra om affärstransaktioner som de kanske inte kan genomföra muntligt på ett effektivt sätt. Affärsbrev kan användas för kommunikation mellan företag, företag och kunder samt bland kunder och företag. Det finns några viktiga element som utgör det gemensamma affärsbrevformatet. När de identifieras i ett brev, är det vad som effektivt kvalificerar det som ett företagsbrev.
Datum och adress för avsändaren
Varje affärsbrev har den unika kvaliteten att den allra första raden i brevet är datumet. Detta indikerar det datum då brevet skrevs eller när brevet var färdigt. Det måste självklart inte vara det datum då mottagaren mottog brevet. Strax under dagen för brevet bör du inkludera avsändarens adress. Du bör inte inkludera avsändarens namn i den här delen. Det kommer att finnas en plats för det senare. Ibland, när du skriver brevet på ett officiellt brevhuvud för ditt företag, kommer din adress redan att finnas med i brevhuvudet. I så fall bör du inte inkludera avsändarens adress under datumet. Det skulle vara överflödigt.
Mottagarens adress
Därefter kommer mottagarens adress. Om du känner till mottagarens namn ska du inkludera den personens namn i deras adress. Du bör också inkludera rätt titel för den personen, till exempel Fru, Fru, Herr, Dr och så vidare. När du skriver adressen till mottagaren bör du inkludera landet. Detta är särskilt viktigt för internationella affärskort. Glöm inte att kapitalisera hela landets namn och inte bara första bokstaven. Om du inte känner till mottagarens namn kan du hänvisa till personen genom sin position inom det företag där han arbetar, till exempel "General Manager", "Director" och så vidare. Det är alltid en säkrare satsning än att göra antaganden om hans namn eller titel när du inte känner honom väldigt bra.
Hälsning av brevet
Efter mottagarens adress kommer hälsningen av brevet. Självklart borde du hålla din hälsning konsekvent med det namn du använde för mottagaren i mottagarens adress. Det kan vara lite konflikt om vilken typ av hälsning som ska användas när du känner till personens namn. Hänvisar du till personen som "Sir" eller "Madam" eller hänvisar du till personen med namn? Det är bäst att behandla situationen hur man behandlar det i verkligheten. Du är osannolikt att vara på förnamn med någon du inte personligen vet. Så om du personligen känner till mottagaren och du brukar hänvisa till henne med sitt förnamn, så är det OK att använda hennes förnamn. Annars är det bäst att hänvisa till henne som "fru". Om du inte känner till personens kön, bör du använda "som det kan vara" som en hälsning.
Kropp och avslutande av bokstaven
Kroppen ska skrivas på ett formellt sätt. Dina linjer ska vara enkla åtskilda utom när du sätter in ett dubbelrum mellan punkterna. Den sista stycket ska vara en kortfattad sammanfattning av vad som anges i brevet.
För att stänga brevet bör du använda fraser som "hälsningar" eller "tack" med ett kommatecken efter. Det ska finnas fyra rader efter stängningen, varefter du kommer att skriva avsändarens namn. Det där rummet är där du sätter din signatur när du har skrivit brevet.
