Det sätt på vilket du informerar en kund om att du inte längre tjänar honom kan göra eller bryta ditt företags rykte. Kunderna kan enkelt uttrycka sina åsikter om dig och ditt företag på Internet, så även om han varit konsekvent oförskämd eller krävande måste du meddela ditt meddelande utan att vara respektlös. Att skriva ett brev till kunden är det bästa sättet att bryta nyheterna, eftersom det ger dig tid att tänka på vad man ska säga och det sparar kunden från en pinsam offentlig scen.
Adress brevet till kunden och skriv att från och med dagens datum kan ditt företag inte längre kunna tjäna honom. Använd ett enkelt, tydligt, fast språk så att kunden förstår att detta beslut är slutgiltigt och inte är öppet för förhandlingar, argument eller inlägg.
Addera orsaken till att du har fattat detta beslut genom att fokusera på positiva situationer i stället för negativen. Använd en allmän anledning snarare än att gå in i specifika saker. Om du till exempel låter kunden gå för att han är verbalt missbrukare mot dina anställda, skriv inte att han är oförskämd. I stället säg att ditt företag inte kan tillgodose sina behov och att han skulle bli bättre betjänad av ett annat företag. I själva verket innebär kundens "behov" sin konsekvent påträngande inställning, men du låter honom tro att du har fattat detta beslut med hans bästa intresse i åtanke.
Som ett alternativ, använd en mer specifik affärsförklaring. Du kan till exempel berätta för kunden att din kundbas växer så snabbt att du inte längre kan tillhandahålla kvalitetsservice till alla dina kunder och som ett resultat måste du släppa några. Om du behöver släppa en krävande kund som tar upp för mycket av din tid, säg att du inte kan betjäna din tid behöver uppfylla dina förväntningar.
Erbjuder vägledning eller åtminstone bästa önskningar. Du kan till exempel ge kunden en hänvisning till ett annat lokalt företag som tillhandahåller en liknande tjänst till din. Det fungerar särskilt bra om du skär kunder eftersom ditt lilla företag inte kan hålla fast vid efterfrågan. Kunderna blir mer förståda om du verkar villig att hjälpa dem att hitta en ersättare. Om du låter en kund gå på grund av hans dåliga attityd, hänvisa honom inte till konkurrenter eftersom de inte heller måste hantera honom. I sådana fall kan du bara stänga ditt brev genom att säga något som "Jag önskar dig det bästa".
