Ingen gillar att ge dåliga nyheter, särskilt till anställda. Men när verksamheten är nere är det ofta nödvändigt att lägga av eller minska timmar. Dessa meddelanden är särskilt svåra att skriva i ett brev eftersom det kan tyckas att oavsett hur du anger fakta, mottagarna kommer att bli arg och upprörd. Lyckligtvis kan du med några planer skriva ett brev som låter medarbetarna ner lätt och hjälper dem att förstå den svåra beskaffenheten av ditt beslut att minska timmarna.
Skriv datumet. Hoppa över ett mellanslag. Om du personifierar ett brev till varje enskild medarbetare använder du funktionen Mail Merge i ditt ordbehandlingsprogram för att lägga till namn och adresser. Alternativt kan du helt och hållet släppa in den inbyggda adressen och skriva en generisk bokstav om du helt enkelt har för många anställda att göra personliga kopior.
Öppna brevet genom att skriva "Kära (Sätt in anställningsnamn)" följt av ett kolon. Om du skriver ett generellt brev skriver du "Kära värderad medarbetare" följt av ett kolon.
Börja brevet genom att ge bakgrund. Förklara att företaget förlorar pengar och vad du försökt göra för att motverka nedgången. Skriv i tydligt språk men tillräckligt noggrant så att medarbetarna förstår att företaget går igenom tuffa tider. Nämna inte de reducerade timmarna i första stycket, eftersom de anställda då kommer förmodligen bara sluta läsa och du kommer att förlora chansen att förklara situationen eller försöka behålla sin goodwill.
Förklara minskningen i timmar i andra stycket. Var specifik. Hur många timmar kan arbetarna förvänta sig att förlora varje vecka? När kommer de att återvända till sitt normala schema, om tillämpligt? Medarbetarna kommer att ha många frågor och ta itu med dem nu förhindrar förvirring och telefonsamtal till kontoret.
Betona de goda nyheterna, om några. Om du till exempel minskar timmar för att undvika att lägga någon av, anger du det. Om du har en strategi som du tror kommer snart att få ditt företag tillbaka i svart, låt anställda känna din optimism. Även om den goda nyheten är relativt liten, kommer det att hjälpa medarbetaren att känna att du har sitt bästa i sitt hjärta.
Ge åtgärdsinformation i sista stycket. Om medarbetarna behöver göra något, till exempel att fylla i ytterligare pappersarbete, låt dem veta. Tack för att du bär med dig i denna svåra process.
