För att kommunikationen skall vara effektiv bör den innehålla sju nyckelfaktorer. Kommunikationen behandlas verbalt eller skriftligt av en publik. Publiken kan bestå av en person eller tusen. När du vill effektivt kommunicera ett meddelande till någon eller till en grupp människor, oavsett om det talas eller skrivs, inkludera dessa element i ditt meddelande.
Strukturera
Kommunikationsprocessen bör innehålla en bra struktur. Det här kommunikationselementet består i att skapa en öppning, en kropp och nära för tal och brev. En öppning informerar publiken om ämnet, kroppen förklarar det och avslutningen knyter samman allt.
Klarhet
Det andra elementet i kommunikationsprocessen är klarhet. Meddelandet som en högtalare ger måste vara tydlig så att publiken kan förstå ämnet och dess syfte.
Konsistens
Konsistens är också ett viktigt inslag i kommunikationen. En person som meddelar ett meddelande måste se till att det inte innehåller inkonsekvenser som skulle ge upphov till förvirring för lyssnare.
Medium
Medel hänvisar till hur ett meddelande kommuniceras. Meddelanden kommuniceras på många sätt, inklusive genom brev, telefonsamtal, noteringar, tal, röstmeddelanden och via tv-sändningar. Att välja rätt medium för kommunikation är viktigt och bör väljas enligt budget och syfte. När du väljer ett medium, bestäm det bästa och mest kostnadseffektiva sättet att få ditt meddelande över.
Relevans
En annan viktig aspekt av kommunikation är relevans. Bestäm om meddelandet du ger är relevant för publiken som tar emot den. Om meddelandet handlar om finansiell statistik, se till att publiken förstår de förhållanden och data du presenterar.
Primacy and Recency
En publik förstår inte alltid ett helt meddelande, men kan ihåg bara detaljer från början och slutet av ett tal eller konversation. Detta begrepp kallas "primat och nyhet". Håll detta element i åtanke när du kommunicerar ett meddelande. Bjud in de viktigaste detaljerna som du vill att publiken ska förstå i början och slutet av meddelandet.
Den psykologiska regeln av Seven Plus eller Minus Two
Enligt Lee Hopkins, en affärskommunikations författare, tror psykologer att människor behåller information i sina hjärnor i kluster. På grund av detta skapades denna regel och säger att när som helst kan människor bara komma ihåg mellan fem och nio bitar av uppgifter på en gång. Detta beräknas genom att börja med sju och lägga till eller subtrahera två.
