När man skapar ett bokföringssystem måste företag och ideella organisationer skapa en ram för intern kontroll. Den interna kontrollprocessen bidrar till att systemet fungerar bra och att alla berörda medarbetare utför det som förväntat. Att ha en sådan väsentlig affärsfunktion ger rimlig försäkring genom att minska sannolikheten för misstag och skydda organisationens tillgångar. På grund av dess betydelse gör företagen det bra att överväga de grundläggande principerna för intern kontroll.
ansvar
Företagen måste tydligt skapa ansvar. Att tilldela specifika ansvarsområden till individer säkerställer att de förstår vad deras del är för att upprätthålla intern kontroll. Om ett internkontrollansvar konsekvent ignoreras, kommer ett effektivt internkontrollsystem att klargöra vem som inte utför en tilldelad uppgift.
Journalföring
Minne är inte ett ofelbart verktyg, särskilt när det gäller stora mängder information eller transaktioner. Att ha rätt rekordhanteringsprocedurer gör det möjligt för företagen att ha en korrekt historia av transaktioner till hands. Sådana historiska data gör det möjligt för företaget att hänvisa till det senare om ett problem upptäcks eller om förtydligande är nödvändigt.
Försäkring och bindning
Tyvärr kan inte det bästa interna kontrollsystemet förhindra förlust av en tillgång. Genom att försäkra tillgångar och bindande anställda kan en organisation vara säker på att den kommer att ersättas för värdet av en tillgång om tillgången stulits eller på annat sätt missgynnas.
Asset Records and Custody
I ett internt kontrollsystem är de personer som har fysisk tillgång till kontanter och andra tillgångar inte samma personer som håller rekord som hänför sig till den tillgången. Om till exempel den person som ansvarar för att behålla sedlarna för likvida medel var samma person som hade nyckeln till lådan, skulle det vara lätt för den personen att hjälpa sig till kontanterna medan man förfalskade småpengaregistret. Den person som förvarar tillgångsrekord ska inte kunna fysiskt få tillgång till de tillgångar han spårar.
Ansvar för relaterade transaktioner
Ibland måste flera uppgifter fullföljas för att slutföra en enda transaktion. I det här fallet är det viktigt att olika anställda utför de separata uppgifter som utgör transaktionen. Detta säkerställer att mer än en person var involverad i att slutföra uppgiften, vilket ökar oddsen att eventuella misstag eller bedrägliga handlingar upptäcks.
Tekniska kontroller
Inbrottslarm, elektroniska tangentbord och andra teknologibaserade säkerhetsfunktioner kan hjälpa organisationer att skydda tillgångar. Teknik kan ofta gå där människor inte kan, och kan vara på jobbet 24 timmar om dygnet utan att behöva extra lön eller pauser. Smarta företag förstärker sina interna kontrollsystem med lämplig och kostnadseffektiv teknik.
Oberoende granskning
Företagen måste regelbundet granska sina interna kontrollsystem. Det bör göras av en person som inte utför något av det arbete som kontrolleras. En oberoende utvärderare kan objektivt rapportera om det arbete som utförs under den interna kontrollprocessen och har ingen anledning att täcka misstag eller vara alltför optimistiska över kontrollprocedurerna.
