För att definiera kontraktsförvaltningen i enklaste termer är det uppgiften att se till att alla entreprenörer uppfyller sitt arbete enligt villkoren och bestämmelserna i avtalet. Att ha övervakning för att fånga avvikelser och ouppfyllda villkor när de händer betyder att projektet eller personen är mer benägna att lyckas med att genomföra kontraktet för att rätta till problem eller utelämnanden långt efter faktum snarare än kort efter att de har visat sig. Stora kontraktsförvaltningsfärdigheter är ovärderliga i företag som anställer entreprenörer regelbundet.
Vad är kontraktsproceduren?
Vid upprättandet av ett kontrakt startar en sju stegs process. Alla sju av dessa etapper faller under avtalshanteringsparaplyet, och kontraktsadministrationen slår inte riktigt i koka förrän runt steg fem. En avtalschef kan vara anställd för att övervaka kontraktet, och deras roll börjar så snart prata om ett kontrakt börjar. Men med något stort kontraktsövervakningslag kan en chef och administratör arbeta i tandem genom alla sju faser.
Det första steget är att veta vad målet med kontraktet kommer att bli. Vilka är riskerna och förväntningarna? Vilka är behoven och varaktigheten? Varför behövs kontraktet?
Det andra steget handlar om att skriva kontraktet. Laglagret bör vara ombord för att säkerställa att inga tvetydigheter kvarstår eftersom bristande tydlighet kan låta ett kontrakt vara sårbart för ofullständig eller underpresterande.
Steg tre är när förhandlingar händer. Den andra parten tar emot kontraktet och tar tillfället i akt att hammar ut eventuella problem som de kan ha eller eliminera allt som de uppfattar som orealistiskt eller orättvist. För att undvika en svår kontraktsförhandling är det klokt att författa kontraktet efter någon kommunikation så att du förstår den andra partens förväntningar. När förhandlingar har börjat och att ge / ta utbytet händer, kallas det "redlining", och det kan bli komplicerat om laget inte ligger ovanför förändringarna. Med hjälp av kontraktshanteringsprogram kan detta, såväl som administrativt övervakning, bli en mycket enklare process. Det finns ett par dussin rekommenderade system för hantering av programvara som kan göra ett kontrakt enklare, beroende på dina behov.
Godkännandet kommer i steg fyra. För större företag kan det finnas en revision eller ett styrelsemöte som krävs för att gå över kontraktet och få godkännande. Management-programvara kan förenkla detta genom att ha godkännande i realtid av de som har befogenhet att ge det.
Steg fem handlar om att signera den prickade linjen. Genomförandet av kontraktet innebär att man får signaturer och slutliga avtal. Datering och vittnen kan vara nödvändiga. Lagligt bindande elektroniska signaturer är till hjälp här när parter inte befinner sig i samma stad eller land. En administratör ser till att alla är på schema för att slutföra genomförandeprocessen innan signering av tidsfrister anländer.
Efter att kontraktet har godkänts och genomförts kan det krävas ändringar och ändringar som projekt och uppgifter pågår. Hantering av dessa kan vara en del av kontraktsadministratörens roll och kan förenklas genom kontraktshanteringsprogram. Att hålla sig ajour med förändringar och förändringar är det sjätte steget i kontraktsprocessen.
Kontraktsadministratören är nu främst och centrerad i ansvarsområdena nu som det sjunde steget i kontraktsprocessen kommer in. Det borde finnas milstolpar längs vägen för administratören att övervaka framsteg och framgång på de upphandlade tjänsterna. Regelbundna revisioner innebär att fånga brister eller ta itu med möjligheter som kan komma upp under vägen. Det bör finnas påminnelser och varningar som är inställda för saker som förnyelser och färdigställningsstadier, och dessa bör kommuniceras till all högre nivåhantering som behöver hålla sig informerad om avtalsförlopp. Administratören och kontraktsansvarig måste vara kommunikativ och proaktiv för att undvika eventuella bortfall eller slutdatum som passerar utan åtgärd.
Vad är kontraktsförvaltningsfunktioner?
Det finns mycket mer till det här jobbet än vad som möter ögat. Att vara bra i kontraktadministration betyder att det fungerar bra med chefer och personal på alla nivåer. Att vara en bra kommunikatör kan betyda att man skapar mer effektiva kontrakt och säkerställer att alla behov och önskemål uppfylls. För detta ändamål behöver de vara smidiga för att koppla både internt och externt. Detta kan kräva förmåga att arbeta med parter internationellt och kommer nästan säkert att behöva arbeta med lag och upphandlingsteam.
Kontraktsförvaltarens förhandlingsförmåga kommer inte att diskuteras. De kommer att använda kunnig och insikt för att hamra ut prissättning, villkor för uppfyllelse och villkor samtidigt som hallen övervakar som säkerställer att alla är uppfyllda när tiden går vidare. De kommer också att vara säkra på riskanalysatorer, kunna kontrollera om ändringar eller ändringar kan vara i strid med företagets bästa.
Kontraktsadministratörer måste vara bra på att inte bara lösa konflikter utan att spotta dem innan de eskalerar. Det kan innebära att man arbetar med att skapa tydliga språk och regler som kan tillämpas på framtida avtal, eller till och med nuvarande, för att lösa eller undvika problem.
Rapportering om framsteg till ledning och andra viktiga spelare krävs, även om sakerna går smidigt, eftersom många andra aspekter av verksamheten kan påverkas av framgång eller hicka i kontraktet.
Slutligen kommer de att övervaka kassaflödet för att säkerställa utbetalningar och andra avtalsbetalningar görs korrekt och enligt schema och att de mottas av de rätta partierna.
Karriär inom kontraktsförvaltningen
Kontraktsadministration är ett växande område, med presidiet för arbetsstatistik som tyder på att sysselsättningen kan växa med 10 procent mellan 2016 och 2026, en tillväxtbana högre än i de flesta karriärer. Med tanke på hur mycket man kör på kontraktsucces är detta ett jobb som kräver högre utbildning, med minst en kandidatexamen i kombination med en hel del kontraktsrelaterad arbetslivserfarenhet eller en magisterexamen i företagsekonomi med relaterade grader i redovisning, ekonomi och matematik. Juridiska grader är också ofta väl lämpade för denna karriär.
Branscher som kräver kontraktsadministratörer är utbredd. Konstruktion är ett stort område för kontraktshantering och administration, och sökande kan dra nytta av att ha teknisk eller arkitektonisk utbildning utöver en företagsgrad. Sport är en stor division för kontraktadministration, med alla från matleverantörer till spelare som måste vara under kontrakt. Vilken typ av tillverkning eller ingenjörsföretag behöver en stadig hand med kontrakt. Utbildningsinstitutioner, till exempel högskolor och skolor, hanterar ständigt avtal av alla slag, liksom alla typer av statliga företag. Personalpersonal hanterar regelbundet också kontraktsadministration och ledning.
Färdigheter som varje kontraktsadministratör behöver
Det kan finnas ett lag som är inblandat i att skapa kontrakt, men administratörens jobb är att stödja alla nivåer i kontraktsprocessen. Som ett resultat måste de ha exceptionella skriftliga och muntliga språkkunskaper. Kontraktens verklighet är att även en felplacerad komma kan dramatiskt förändra betydelsen av en linje, vilket skulle kunna medföra allvarlig blowback med den. Det betyder att deras läsförståelse färdigheter måste vara toppklass.
Administratörens övervakning kommer att dra nytta av en noggrann uppmärksamhet på detaljer - de är den typ av person som sannolikt märker en restaurangmenys felstavningar. De märker också arbetskvaliteten och kan lätt upptäcka inkonsekvenser.
Kontraktsadministratören behöver ha både beprövad ledarskap, men också kunna vara en solid lagspelare. Dessa lagspelningsförmågor och ledningstendenser kommer att tjäna dem bra när det är dags att göra rapporter, förhandla mellan parter och avdelningar och slutföra övervakningen av kontraktsutförande.
Om dessa är färdigheter du äger och du älskar idén om en utmanande karriär i ett växande område, kan kontraktsadministration vara karriären för dig.
Presidiet för arbetsstatistik innehåller kontraktsadministratörer inom paraplyet av administrativa förvaltare och konstaterar att medianinkomsten i dessa administrativa roller för 2017 var 94.020 dollar.
