Som ett databasprogram har Microsoft Access ett antal applikationer i näringslivet. Chefer kan använda Access för att skapa en databas med anställda, så att de kan granska löninformation, demografiska data och budgetnummer vid en blick. Redovisningspersonal använder ofta också Access-databaser för att spåra fakturor, granska kundfordringar och hålla reda på företagens ekonomi. När den underliggande informationen har angetts i åtkomsttabellerna kan revisorer skapa egna frågor och formulär som gör det lättare att hitta den information som behövs.
Skriv ner en lista över de fält som du vill inkludera i din bokföringsdatabas. Beroende på dina behov kan dessa fält innehålla förfallodatum, kundnamn, förfallodatum, villkor och ett anteckningsfält för inlämning av fria formulär.
Öppna Microsoft Access och gå till tabellen avsnitt. Välj alternativet att skapa ett nytt bord i designvyn. Detta öppnar ett rutnät som låter dig ange ett namn för varje fält samt en beskrivning av fältets innehåll.
Klicka på rullgardinsmenyn bredvid "Datatyp" för varje fält i din databas. Du kan formatera dina fält som valuta, numerisk och text som behövs. Du kan även använda datum och tid fält för saker som förfallodatum.
Granska listan över fält i din databas och lägg till andra du tror du behöver. Det är lättare att bygga alla de fält du behöver från början än att gå tillbaka och lägga till fält i en databas som redan innehåller hundratals eller tusentals poster.
Klicka på "Spara" knappen för att spara ditt bord. Skriv ett namn på tabellen och klicka på "OK".
Gå till formulärdelen i fönstret Åtkomst och välj alternativet för formguiden. Använd formulärguiden för att skapa en enkel datainmatningsblankett baserat på fälten i din tabell. Du kan då använda det här datainmatningsformuläret för att lägga till information i tabellen. När du skriver in i datainmatningsformuläret överförs informationen automatiskt till den underliggande Access-tabellen.
Flytta till avsnittet för frågor och börja bygga de frågor som gör din bokföringsdatabas mer användbar. Använd sökväggen för att bygga in den ursprungliga frågan och spara den, högerklicka på frågan och välj "Design View" för att göra några ändringar eller ställa in kriterier. Du kan till exempel bygga en förfrågningsdag och ange "Mellan Ange startdatum och Ange slutdatum." Detta uppmanar användaren att ange start- och slutdatum när sökningen körs. Den typen av fråga kan vara mycket användbar för att granska förfallna fakturor och spårning av kundfordringar.
