När företag har arbete att komma ut, kommer de ofta att utfärda ett förfrågningsförslag (RFP) till kvalificerade personer, företag och entreprenörer som kan göra jobbet. Oavsett om du får jobbet eller inte, kommer det att bero på de kontakter du har hos företaget som utfärdat RFP, men det kommer också att bero på hur du svarar på begäran. Att skicka ett förslag som svar på en RFP är mycket mer formellt än att skicka ett e-postmeddelande för att uttrycka ditt intresse och borde ske på ett professionellt sätt. Om du har fått en RFP på ett projekt som är av intresse för dig, följ dessa steg för att svara korrekt.
Läs RFP och se till att du tydligt förstår vad företaget vill ha. Ring företagets kontakt på telefon om du är osäker på några punkter och behöver förtydligande. Att intervjua den personen kort är mycket mer professionell än att lämna in ett svar som missförstår begäran. Det har också fördelen att du får en personlig introduktion till dig, vilket kommer att hjälpa när det kommer dags för företaget att granska ditt förslag.
Utarbeta en översikt för ditt svar. RFP du mottog antagligen följde ett visst format för att relatera vad företaget vill ha. Använd det som en guide för att skapa en skiss. Börja med att skapa en punktlista över alla rubrikrubriker. För var och en av dem, gör en lista med frågor att svara och frågor att ta itu med. Att ha en översikt av denna typ för att vägleda dig genom processen med att utarbeta ditt förslag kommer att göra det enklare för dig att svara RFP på ett tydligt och kortfattat sätt.
Montera ett lag för att utarbeta förslaget. Vissa personer i din organisation kan ha kompetens inom området som förslaget tar upp, medan andra kan ha en särskild talang för utarbetande av skriftliga dokument. Montera ett litet lag för att träffas och utarbeta detaljerna i förslaget som begärts.
Skriv förslaget. Innehållet kommer att variera från en RFP till nästa, men det finns några riktlinjer att tänka på. Identifiera och svara på alla frågor som RFP ställde upp och adressera eventuella problem som företaget har. Var inte rädd för att lägga till ett mervärde genom att identifiera viktiga saker du kan erbjuda, men andra kan inte. Du bör också visa en tydlig förståelse för RFP: s krav genom att identifiera specifika leveranser som du kommer att tillhandahålla som en del av projektet, tillsammans med en projicerad tidslinje för varje och en prissammanställning för alla aspekter av det föreslagna projektet.
Utkast till extra artiklar som kommer att skickas med ditt förslag. Börja med att skriva en kort sammanfattning som ger en kort översikt över allt som förslaget säger. Du bör också skriva ett dokument på ett sida som förklarar ditt företags fokus och kompetens. Ersätt detta med en personlig biografi om du är en individ snarare än ett företag. Avsluta genom att skriva ett kort brevbrev för att förklara hur du fick RFP och är intresserad av projektet och att ange att bifogade förslag lämnas in för behandling. Inkludera fullständig kontaktinformation i både brevbrevet och förslaget.
Skicka material till företaget som utfärdat RFP. RFP identifierade förmodligen ett datum genom vilket materialet skulle returneras. Var noga med att skicka in allt material före detta datum. Det är också en bra idé att följa upp företaget ett vecka efter det här datumet för att fråga om du kan lämna ytterligare information om frågan.
tips
-
Företagen gör sällan ett urval baserat på förslaget ensam; Det är emellertid i allmänhet en bra policy att alltid svara på en RFP, och att göra ett trovärdigt försök att tillhandahålla den mest detaljerade informationen möjligt, presenterad på det mest professionella sättet som möjligt.
