Hur du väljer att organisera dina kontorsfiler har en viktig inverkan på effektivitet och produktivitet. Ett arkiveringssystem bör baseras på hur filer används på kontoret, vilka funktioner i filen som oftast hänvisas till och hur filer är muntligt begärda. Att svara på dessa frågor hjälper dig att bestämma det bästa systemet för att organisera dina filer.
Föremål du behöver
-
Arkiveringsskåp
-
Mappar
-
Filetiketter
Bestäm om du kommer att organisera filer i alfabetiskt ordning efter ämne, numeriskt med ett förutbestämt numreringssystem eller kronologiskt med antingen datum skapat eller förfallodatum. Skapa tillfälliga och permanenta filer. Tillfälliga filer är för närvarande aktiva filer som har ett slutdatum tilldelat vid vilken tid filen kan förstöras eller placeras med arkiverade filer. Exempel på tillfälliga filer inkluderar aktuella projekt, åtgärdsposter och material som ska läsas. Permanenta filer är de som inte öppnas så ofta men måste behållas i arkiven för framtida referens.
Skriv ner dina etiketttitlar och definitioner i ett dokument som kan refereras. Om du till exempel använder ett numeriskt arkivsystem skriv ner ämnet varje nummer motsvarar och lista exempel på dokument som skulle inkluderas i det ämnet. Detta bidrar till att upprätthålla konsistens vid arkivering av dokument.
Skapa högar för tillfälliga dokument, permanenta dokument och papperskorgen. Sortera dokument innan du inkluderar dem i arkiveringssystemet. Fyll inte i vad som inte behöver sparas.
Välj en fillagringsplats. Du kan bestämma att tillfälliga aktiva filer måste arkiveras i skrivbordslådan där de är lättillgängliga. Filer som delas mellan personal borde vara centralt belägna på kontoret. Om du arbetar med filer som behöver skyddas, till exempel filer som innehåller kundens personuppgifter, använder du en lås arkiv och bestämmer vem som har tillgång till kontoret.
Skapa dina filer. Etikettfiler med ditt alfabetiska, numeriska eller kronologiska system. Kom ihåg att när du vill vara specifik med dina etiketttitlar vill du också att titlarna är tillräckligt breda för att omfatta flera typer av dokument. Till exempel, snarare än att märka en fil med ett specifikt mötesnamn, skapa en fil för möten som deltar på ett år och lagra alla relevanta dokument i den. Detta hindrar dig från att skapa många filer där endast en eller två dokument någonsin kommer att lagras.
tips
-
Kom ihåg att enkla är alltid bättre. Försök att undvika komplicerade arkiveringssystem som kommer att vara svårt för dig och personalen att komma ihåg. Använd en tickler-fil för datumspecifika uppgifter som fakturering eller fakturering. Organisera din ticklerfil efter månad eller dag beroende på uppgifterna och rena filen eftersom uppgifterna är avslutade genom att antingen kasta dokument bort eller flytta dem till en permanent fil.
