Arkivering är en av de viktiga jobb som ingen av oss tycker om att göra. När du skapar ett nytt arkiveringssystem, vill du göra det på ett sätt som det är lätt för dig att använda. Vissa människor gillar att ställa in sitt system med alfabetet och några efter siffror. Andra ställde upp det efter kategori och sedan med alfabetet. Välj vad som fungerar för dig.
Föremål du behöver
-
Arkiveringsskåp
-
Tabbed manila filer
-
Tabby-kartongdelare
-
Fin punktmarkering
Organisera dina kategorier som hyra eller inteckning. Lägg till filer för din byggnad, verktyg och tillbehör. Gå igenom alla dina pappersarbete. Ge varje ämne en kategori. Försök att göra dina kategorier sammanfaller med IRS-kategorier, det gör det lättare i slutet av året.
Gör en delare för varje kategori. Skriv på divider vilken kategori det är. Lägg dem åt sidan.
När du betalar en räkning, skriv det datum du betalade det på den del av räkningen du håller eller kvittot. Om du använder checkar, skriv checknummer och belopp som betalats på kvittot. Om du betalar elektroniskt, skriv bekräftelsens nummer och belopp som betalats på det. Dina alla dina pappersarbete för det datum du arbetade med det även om det inte är en faktura. Exempel på annat pappersarbete kan vara bankavstämning, fakturor för order och fakturor skickade till kunder. Därefter dokumentera varje kvitto eller pappersarbete i ditt bokföringssystem. Quickbooks och Microsoft Money har utmärkta program för småföretag bokföring.
Ställ in en manila-mapp för varje separat del av kategorin som du listade i steg 1. Ett exempel skulle vara, kategorin är Verktyg och mapparna skulle vara ABC Electric, CITY vatten och avlopp och INT-internetanslutningar. Om ditt företag har säljare, sätt upp enskilda filer för varje leverantör. Ställ in filer för var och en av dina kunder. Gå igenom varje kategori och ställ in alla enskilda mappar.
Ställ in en fil för varje anställd. Eftersom de flesta småföretag inte har personalavdelningar att hantera anställda och registrerar dem, måste du behålla minst en enkel fil på dem. Placera sina löneposter. Dokumentera eventuell träning som de har genomfört. Behåll kopior av licenser om de behövs. Du kommer också att vilja dokumentera eventuella tvister som de kan ha haft med dig. Skriv ner vad tvisten var och vad var resultatet.
Håll en separat fil för dina kvitton när du köper något för ditt företag. Dokumentera dem i din huvudbok först. Du vill sedan lägga dem i filen. En gång i månaden, gå igenom kvittotfilen och placera dem i rätt fil och kategori. Du kan stapla månaderna kvitton tillsammans och skriva månaden på dem. Även om du använder ett kreditkort är det här extra dokumentation om du ska granskas av IRS.
Placera kategorin skiljare i arkivskåp genom att alfabetisera dem. Alfabetisera var och en av mapparna inom den kategorin. Placera dem bakom delaren. Gå igenom varje kategori och fil dem.
tips
-
Du kan anpassa alla arkiveringssystem för att göra det enkelt för dig att använda. Så länge du kan hitta informationen snabbt, är det ett bra arkivsystem.
