Byggprojekt kräver särskild arkivering eftersom dokumentationen för varje projekt blir en del av publikposten. Dessutom måste projektfiler ibland transporteras till externa möten och måste vara inrymda så att de inte tillfälligt förloras. Byggföretag arbetar ofta med ett bindningssystem, liksom ett lådans arkivsystem där ritningar behålls. Ett enda projekt kan kräva en serie bindemedel som kan märkas enligt deras syfte, till exempel "bokföring" eller "laglig".
Föremål du behöver
-
3-tums tre-ringsbindemedel
-
Trehålslag
-
Index flikdelare för tre-ring bindemedel
-
Blueprint arkivskåp
-
Häftklister
Starta arkiveringssystemet så snart det första dokumentet genereras för projektet. Inledande dokument innehåller ett prospekt eller en platsbedömning. Öppna bindemedlet. Tryck tillbaka samtidigt på de två metallflikarna i motsatta ändar av metallapparaten i mitten av bindemedlet. Ringarna ska dyka upp med lite motstånd. Ställ in dokumentets vänstra kant i hålslagets mun, precis som det skulle se ut om du skulle läsa det. Tryck på spaken med handens häl. Dokumentet ska ha tre jämnt fördelade hål stansade i en rak linje längs vänstra marginalen.
Skapa etiketter för indexflikare. Index-flikdelare separerar varje genre av dokument. Klistermärkningsklistermärkear levereras vanligen med förpackade uppsättningar indexflikar. Annars har de flesta Avery-etiketterna en motsvarande mall förinstallerad i Microsoft Word för enkel etikettutskrift. Öppna Word till ett tomt dokument. Klicka på "Verktyg" på den övre verktygsfältet. Klicka på "Brev och brev," sedan "Kuvert och etiketter." Klicka på fliken "Etiketter". Klicka på etikettikonen längst ned till höger i dialogrutan. Välj ett Avery-mallnummer (längst ner eller uppe på etikettarket) i rullgardinsmenyn. Klicka på "OK". Ange att du vill skriva ut en sida med etiketter genom att markera lämplig radiell ratt. Klicka på "Nytt dokument".
Ange etikettnamn i varje etikettsektion på mallen. En etikett ska namnges för att ange vilka dokument som finns i varje avsnitt. Vanliga konstruktionsetiketter inkluderar "Site Acquisition", "Planning", "Pre-Qualification Bidding", "Bidding", "Construction", "Inspection", "Contracts", "Garanti", "Accounting" och "Legal." Placera etikettarket i skrivaren innan du skriver ut. Ta bort etiketter en efter en och fäst i flikdelen av indexdelaren. Delar kan redan hålslagas.
Placera dokument i bindemedlet under aktuell flik. Till exempel kommer bedömningar, undersökningar, marktest, godkännanden av platsen, dominerande domändokument och information om escrow att falla under fliken "Webbplatsförvärv". När bindemedlet fylls upp, lägg till ytterligare bindemedel och rör sektioner efter behov. Redovisning och juridik kommer att kräva egna bindemedel när projektet fortskrider.
Fil ritningar i en platta skiva ritning arkivskåp. Alternativa planeringssystem innehåller en stapelbar arkivskåp eller ett rullande stativ med pivothängare. Det platta arkivet är det mest effektiva. Stapla flera ritningar tillsammans med användning av häftklister, som skyddar integriteten från ritningen från häftklamret.
